مدير المكتب الأمامي SOFITEL

التقارير إلى المدير العام، تشمل المسؤوليات ووظائف العمل الأساسية، ولكن لا تقتصر على ما يلي:

• تقديم خدمة احترافية وودية وجذابة باستمرار
• قيادة وإدارة جميع جوانب قسم مكتب الاستقبال وضمان اتباع جميع معايير الخدمة
• زيادة إيرادات الغرف من خلال المشاركة في اجتماعات إدارة العائدات وتنفيذ استراتيجيات وممارسات إدارة الإيرادات المتفق عليها
• التعامل مع مخاوف الضيوف والتفاعل بسرعة، وتسجيل وإخطار المناطق المناسبة
• عقد اجتماعات دورية للقسم
• إدارة ميزانية القسم
• توازن احتياجات العمليات والإدارة والزملاء
• مساعدة الضيوف بشأن مرافق الفندق بطريقة مفيدة ومعلوماتية
• اتباع سياسات وإجراءات ومعايير الخدمة الخاصة بالقسم
• اتباع جميع سياسات السلامة
• مهام أخرى كما هو موكل
• الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد، مرتديًا الزي الكامل، مستعدًا بالأدوات والمعدات اللازمة للخدمة.
• مراجعة توقعات الوصول لليوم الحالي والتحقق من جميع الحجوزات الخاصة بالضيوف المهمين والطلبات الخاصة للتأكد من أنهم مسجلون مسبقًا، وتم حجزهم بشكل صحيح وتم إخطار الأقسام الأخرى بتعيين الغرف.
• مراجعة توافر الغرف والتحقق من حالة المغادرات على أساس يومي.
• نقل جميع المعلومات المهمة إلى موظفي الاستقبال، والمشرف على الوردية التالية، ومدير مكتب الاستقبال المساعد، وجميع المناطق ذات الصلة في قسم الغرف.
• الإشراف على موظفي الاستقبال وتوجيههم وتدريبهم لضمان التسلسل الصحيح للأحداث لتسجيل الضيوف ومغادرتهم بشكل صحيح.
• تعيين فترات الراحة والمهام المحددة المتعلقة بالائتمان، والعناوين المفقودة، وطباعة بطاقات التسجيل، وتسجيل الضيوف وإدخال بياناتهم، وإنشاء حزم تسجيل الوصول، ونشر الرسوم، والنظافة العامة وتنظيم مكتب الاستقبال.
• إدارة مستويات التوظيف حسب تقلب الإشغال.
• الأولوية الأولى هي الحفاظ على المعايير أثناء العمل مع موظفي الاستقبال.
• عند ملاحظة الزملاء، تأكد من تسجيل الضيوف بكفاءة، والخروج، وخدمة الهاتف. تأكد من أن واجباتهم قد أُكملت وفقًا للسياسات والإجراءات والمعايير المعمول بها.
• التعامل مع أي تحديات قد تواجه الضيوف.
• حل أي فرصة للضيوف لضمان رضا الضيوف التام. ثم استخدم الفرصة كأداة تدريب لموظفي الاستقبال حتى لا تتكرر المشكلة مرة أخرى.
• خلق بيئة ترحيبية لجميع الضيوف والزوار؛ تأكد من الاعتراف بجميع الضيوف أثناء وجودهم في الردهة إما شفهياً أو بصريًا. قبول الطلبات من الضيوف بشأن التعامل مع الأمتعة والتخزين، وتسليم العناصر. الحفاظ على جميع دفاتر السجلات، مع الحفاظ على دقتها، وتحديثها، وترتيبها بشكل جيد.
• حل مخاوف الضيوف والموظفين بسرعة وبطريقة تفيد جميع الأطراف المعنية.
• عقد اجتماعات يومية قبل الوردية.
• المشاركة في التدريب المستمر للزملاء لتحسين الأداء المستمر. التعرف على الأداء المتميز من قبل موظفي الخدمة والتعامل مع الانضباط وفقًا للإجراءات التشغيلية القياسية.
• فحص زي الزملاء ومناطق القسم التشغيلية للتأكد من النظافة والتنظيم، وتصحيحها حسب الحاجة والتواصل بتوقعات هذه المناطق مع الموظفين.
• قبول الدفع لحسابات الضيوف في وقت التسجيل وعند الخروج.
• الحفاظ على مصرف منزلي وإيداع وتقديم تقرير دقيق عن الإيصالات يوميًا.
• صرف الشيكات وتبادل العملات للضيوف.
• الحفاظ على سجل يومي لجميع فرص الضيوف مع خطوات تصحيحية.
• متابعة أي حالات غير محلولة في الوقت المناسب وتمرير المعلومات المناسبة إلى مدراء آخرين للتعامل معها.
• عند الضرورة، المساهمة بنشاط في تشغيل المنتجع بنجاح من خلال وضع علامات، والتعامل مع، و/أو تخزين أمتعة الضيوف أو تسليم عناصر الضيوف عند الطلب.
• دعم رجال الحقائب، ورجال الأمن، وموقف السيارات، ومكتب الكونسيرج عند الحاجة.