مسؤول استقبال

Century Hotel Doha

ملخص الوظيفة

معالجة جميع إجراءات تسجيل الوصول، تسجيل المغادرة، تخصيص الغرف، وطلبات تغيير الغرف/تسجيل المغادرة المتأخر. تأمين الدفع؛ تفعيل/إعادة إصدار مفاتيح الغرف. التأكد من أن الأسعار تتطابق مع رموز السوق، وتوثيق الاستثناءات. التحقق/تعديل الفواتير للضيوف. التواصل مع الموظفين المناسبين عندما ينتظر الضيوف غرفة متاحة. إبلاغ الضيوف بالرسائل. مسح المغادرات في نظام الكمبيوتر. التنسيق مع قسم التدبير المنزلي لمتابعة حالة الغرف ومخاوف الضيوف. حفظ أوراق الضيوف أو الوثائق. تشغيل محطة الهاتف. تشغيل والتحقق من التقارير اليومية، قوائم الطوارئ، وتقارير تفويض بطاقات الائتمان. تزويد الضيوف بالاتجاهات والمعلومات. الرد على جميع مكالمات الضيوف، الطلبات، الأسئلة، أو المخاوف؛ والمتابعة لضمان تلبية كل منها لرضا الضيوف. ترتيب النقل للضيوف/الزوار.  عد وتأمين البنك في بداية ونهاية الوردية. صرف شيكات الضيوف، معالجة جميع أنواع الدفع، القسائم، المدفوعات، الرسوم، وتقديم الباقي. إبلاغ قسم الأمن/الوقاية من الخسائر عن أي تقارير سرقة.

المسؤوليات الرئيسية والواجبات

السلامة والأمن

الإبلاغ عن الحوادث المتعلقة بالعمل، أو الإصابات الأخرى على الفور عند حدوثها إلى المدير/المشرف.

اتباع سياسات وإجراءات السلامة والأمن الخاصة بالشركة والقسم لضمان بيئة نظيفة وآمنة ومأمونة.

الحفاظ على الوعي بالأشخاص غير المرغوب فيهم في ممتلكات الفندق.

اتباع الإجراءات الخاصة بالممتلكات للتعامل مع حالات الطوارئ (مثل: عمليات الإخلاء، الطوارئ الطبية، الكوارث الطبيعية).

تحديد وتصحيح إجراءات أو ظروف العمل غير الآمنة و/أو الإبلاغ عنها إلى الإدارة وموظفي الأمن/السلامة.

السياسات والإجراءات

الرد على الهواتف باستخدام آداب السلوك المناسبة بما في ذلك الرد على الهاتف خلال 3 رنات، الرد بابتسامة في الصوت، استخدام اسم المتصل، تحويل المكالمات إلى الشخص/القسم المناسب، طلب الإذن قبل وضع المتصل في الانتظار، أخذ الرسائل ونقلها، والسماح للمتصل بإنهاء المكالمة.

التحدث مع الضيوف وزملاء العمل باستخدام لغة واضحة ومهنية.

مناقشة مواضيع العمل، الأنشطة، أو المشاكل مع الزملاء، المشرفين، أو المديرين بشكل سري وهادئ، وتجنب المناطق العامة في الممتلكات.

تقديم المساعدة للزملاء، وضمان فهمهم لمهامهم.

التحدث مع والاستماع إلى موظفين آخرين لتبادل المعلومات بشكل فعال.

تبادل المعلومات مع موظفين آخرين باستخدام الأجهزة الإلكترونية (مثل: أجهزة النداء اللاسلكي والراديو ثنائي الاتجاه، البريد الإلكتروني).

تشغيل محطة الهاتف من أجل الرد على المكالمات الهاتفية.

العمل مع الآخرين

دعم جميع الزملاء ومعاملتهم بكرامة واحترام.

التعامل مع القضايا الحساسة مع الموظفين و/أو الضيوف بحذر واحترام وديبلوماسية وسرية.

تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية ومنتجة مع موظفين آخرين وأقسام.

التعاون مع الآخرين لتعزيز بيئة العمل الجماعي وتحقيق الأهداف المشتركة.

الاستماع بنشاط ومراعاة مخاوف الموظفين الآخرين، والرد بشكل مناسب وفعال.

ضمان الجودة/تحسين الجودة

الامتثال لتوقعات ومعايير ضمان الجودة.

متابعة الضيوف لضمان تلبية طلباتهم أو حل مشكلاتهم لرضاهم.

استلام وتسجيل ونقل الرسائل بدقة وكمال ووضوح.

الاتصال بالشخص أو القسم المناسب (مثل: موظف البيل، مكتب الاستقبال، قسم التدبير المنزلي، الهندسة، الأمن/الوقاية من الخسائر) حسب الضرورة لحل مكالمة الضيف أو طلبه أو مشكلته.

ضمان أن أي طلبات أو مشاكل عالقة من اليوم السابق تتلقى الأولوية ويتم حلها.

الرد، تسجيل، ومعالجة جميع مكالمات الضيوف، الطلبات، الأسئلة أو المخاوف.

ترتيب النقل (مثل: سيارة أجرة، حافلة نقل) للضيوف/السكان/الزوار، وتسجيل طلب النقل المسبق حسب الحاجة.

التعامل مع النقد

عد البنك في نهاية الوردية وتأمين البنك.

تقديم الباقي للضيوف.

صرف شيكات الضيوف الشخصية وشيكات المسافرين.

تسوية وإسقاط الإيصالات وفقًا لمواصفات المحاسبة.

معالجة جميع أنواع الدفع مثل رسوم الغرف، النقد، الشيكات، المدين، أو الائتمان.

عد البنك في بداية الوردية لضمان أن المبالغ صحيحة وأن هناك تغيير كافٍ.

معالجة قسائم التعديل، المدفوعات، قسائم التصحيح، والرسوم المتنوعة.

الصيانة/الأمن

إبلاغ قسم الوقاية من الخسائر/الأمن عن أي تقارير سرقة من الضيوف.

المؤهلات المفضلة

التعليم