مسؤول استقبال

Century Hotel Doha

ملخص الوظيفة

معالجة جميع إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة للضيوف، وتعيينات الغرف، وطلبات تغيير الغرف/المغادرة المتأخرة. تأمين الدفع؛ تنشيط/إعادة إصدار مفاتيح الغرف. التأكد من تطابق الأسعار مع رموز السوق، وتوثيق الاستثناءات. التحقق/تعديل الفواتير للضيوف. التواصل مع الموظفين المعنيين عندما يكون الضيوف في انتظار غرفة متاحة. إبلاغ الضيف بالرسائل. إخلاء المغادرين في نظام الكمبيوتر. التنسيق مع قسم التدبير المنزلي لتتبع حالة الغرف ومخاوف الضيوف. حفظ الأوراق أو الوثائق الخاصة بالضيوف. تشغيل محطة تحويل الهاتف. تشغيل والتحقق من التقارير اليومية، وقوائم الطوارئ، وتقارير تفويض بطاقة الائتمان. تزويد الضيوف بالتوجيهات والمعلومات. الرد على جميع مكالمات الضيوف، وطلبات، واستفسارات، أو مخاوف؛ المتابعة لضمان تلبية كل منها لرضا الضيوف. تنظيم وسائل النقل للضيوف/الزوار.  عد وتأمين البنك في بداية ونهاية الوردية. صرف شيكات الضيوف، معالجة جميع أنواع الدفع، والقسائم، والمصاريف المدفوعة، والرسوم، وتوفير الباقي. إبلاغ قسم الوقاية من الخسائر/الأمن عن أي تقارير سرقة.

المسؤوليات والواجبات الرئيسية

السلامة والأمن

الإبلاغ عن حوادث العمل أو الإصابات الأخرى على الفور عند حدوثها إلى المدير/المشرف.

اتباع سياسات وإجراءات السلامة والأمن الخاصة بالشركة والقسم لضمان بيئة نظيفة وآمنة ومحمية.

الحفاظ على الوعي بالأشخاص غير المرغوب فيهم في ممتلكات الفندق.

اتباع إجراءات محددة للممتلكات للتعامل مع حالات الطوارئ (مثل الإخلاء، الطوارئ الطبية، الكوارث الطبيعية).

تحديد وتصحيح إجراءات أو شروط العمل غير الآمنة و/أو الإبلاغ عنها إلى الإدارة وموظفي الأمن/السلامة.

السياسات والإجراءات

الرد على الهواتف باستخدام آداب السلوك المناسبة بما في ذلك الرد على الهاتف في غضون 3 نغمات، الرد بابتسامة في الصوت، استخدام اسم المتصل، نقل المكالمات إلى الشخص/القسم المناسب، طلب الإذن قبل وضع المتصل في الانتظار، أخذ ونقل الرسائل، والسماح للمتصل بإنهاء المكالمة.

التحدث مع الضيوف وزملاء العمل بلغة واضحة ومناسبة ومهنية.

مناقشة موضوعات العمل أو الأنشطة أو المشاكل مع الزملاء، المشرفين، أو المديرين بسرية وهدوء، وتجنب المناطق العامة في الممتلكات.

تقديم المساعدة للزملاء، وضمان أنهم يفهمون مهامهم.

التحدث مع والاستماع إلى الموظفين الآخرين لتبادل المعلومات بشكل فعال.

تبادل المعلومات مع الموظفين الآخرين باستخدام الأجهزة الإلكترونية (مثل أجهزة الإرسال اللاسلكي والراديو ثنائي الاتجاه، البريد الإلكتروني).

تشغيل محطة تحويل الهاتف للرد على المكالمات الهاتفية.

العمل مع الآخرين

دعم جميع الزملاء ومعاملتهم بكرامة واحترام.

التعامل مع القضايا الحساسة مع الموظفين و/أو الضيوف بلطف واحترام ودبلوماسية وسرية.

تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية ومنتجة مع الموظفين والأقسام الأخرى.

التعاون مع الآخرين لتعزيز بيئة العمل الجماعي وتحقيق الأهداف المشتركة.

الاستماع النشط والمراعاة لمخاوف الموظفين الآخرين، والاستجابة بشكل مناسب وفعال.

ضمان الجودة/تحسين الجودة

الامتثال لتوقعات ومعايير ضمان الجودة.

متابعة الضيوف لضمان تلبية طلباتهم أو مشاكلهم لرضاهم.

استلام وتسجيل ونقل الرسائل بدقة وكمال ووضوح.

الاتصال بالشخص أو القسم المناسب (مثل موظف البهو، مكتب الاستقبال، التدبير المنزلي، الهندسة، الأمن/الوقاية من الخسائر) حسب الضرورة لحل مكالمة أو طلب أو مشكلة الضيف.

ضمان أن أي طلبات أو مشاكل غير محلولة من اليوم السابق تتلقى الأولوية ويتم حلها.

الرد وتسجيل ومعالجة جميع مكالمات الضيوف، وطلبات، واستفسارات، أو مخاوف.

تنظيم وسائل النقل (مثل سيارة الأجرة، حافلة النقل) للضيوف/السكان/الزوار، وتسجيل طلبات النقل المتقدمة حسب الحاجة.

التعامل مع النقد

عد البنك في نهاية الوردية وتأمين البنك.

توفير الباقي للضيوف.

صرف شيكات الضيوف الشخصية وشيكات المسافرين.

موازنة وإسقاط الإيصالات وفقًا لمواصفات المحاسبة.

معالجة جميع أنواع الدفع مثل رسوم الغرف، النقد، الشيكات، السحب الآلي، أو الائتمان.

عد البنك في بداية الوردية لضمان صحة المبالغ وتوافر الباقي الكافي.

معالجة قسائم التعديل، المدفوعات، قسائم التصحيح، والرسوم المتنوعة.

الصيانة/الأمن

إبلاغ قسم الوقاية من الخسائر/الأمن عن أي تقارير ضيوف عن السرقة.

المؤهلات المفضلة

التعليم شهادة الثانوية العامة/ما يعادلها

الخبرة العملية ذات الصلة مطلوب سنة واحدة من الخبرة العملية

خبرة إشرافية لا تتطلب خبرة إشرافية