الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

وصف الوظيفة

يقوم بإجراء مكالمات قبل الوصول، أثناء الإقامة، وبعد الإقامة لضمان تلبية احتياجات الضيوف.
يقوم بتجميع وتوزيع قائمة بالخدمات والمرافق المتوقعة إلى الأقسام المعنية.
يتصل بالشخص أو القسم المناسب (مثل: موظف البيل، مكتب الاستقبال، التدبير المنزلي، الهندسة، والأمن) حسب الحاجة لحل مكالمات أو طلبات أو مشاكل الضيوف.
يضمن أن أي طلبات أو مشاكل معلقة من اليوم السابق تتلقى الأولوية ويتم حلها.
يتابع مع الضيوف للتأكد من تلبية طلباتهم أو مشاكلهم لرضاهم.
يستمع باهتمام للضيوف للحصول على منظور فعال موجه نحو الضيوف ويتعامل مع الشكاوى بشكل صحيح.
يقوم بإجراء اتصالات مع الضيوف خلال اليوم في محاولة لتحديد مستوى رضا الضيوف، وإذا كان هناك أي شكاوى، اقتراحات ومشاكل، وإيجاد حلول لها.
يدون أي تعليقات، طلبات، اقتراحات وشكاوى يتلقاها من الضيوف خلال اليوم.
يطلب من الضيوف ملء استبيان خلال اليوم. يقيم نتائج الاستبيان. يترجمها إلى الإنجليزية ويقوم بإرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى جميع مديري الأقسام.
يحدد الأيام الخاصة للضيوف مثل أعياد الميلاد، anniversaries الزفاف، إلخ، وينظم اللازم بالتعاون مع الأقسام المعنية ويراقب التنظيم.
يعمل بالتنسيق مع جميع الأقسام ويضمن تدفق المعلومات الضرورية.
يتبع إجراءات VIP ويستقبل ضيوف VIP ويودعهم.
يأخذ ممثلي الوكالات والضيوف المحتملين في جولة حول المنشأة.
يعد مستندات مكتوبة للأنشطة التي سيتم الإعلان عنها للضيوف. يضمن توزيع هذه المستندات على غرف الضيوف بمساعدة الأقسام المعنية.
يراقب رضا الضيوف العام خلال الأنشطة وفي المناطق طوال اليوم ويبلغ مدير علاقات الضيوف عن الأجواء.
يحتفظ بأي أغراض يفقدها الضيوف في المنشأة أو ينسونها في غرفهم عند تسجيل الخروج. يسلم أي أشياء مفقودة للضيوف الذين لا يزالون في الفندق أو يرسلها بالبريد.
يستجيب لنماذج استفسارات الضيوف وجميع الاقتراحات المكتوبة، الشكاوى، إلخ.
يقدم الإرشادات للضيوف بشأن أي أمراض أو مشاكل صحية قد يواجهها الضيوف، وإذا لزم الأمر، يتصل بطبيب وإسعاف. يراقب ويبلغ مدير علاقات الضيوف بالحادثة.
للتنبؤ بأن جميع الأنشطة وشراء جميع المعدات والممتلكات قد تخلق أمراضًا للبيئة، للانضمام إلى جميع الأنشطة التي تُنظم لحماية التنوع البيولوجي ومشاركة المسؤوليات، ومشاركة المسؤوليات الفردية لزيادة المعرفة البيئية وإجراء التدريبات اللازمة. لتوفير الحد الأدنى من الاستهلاك حاليًا لجميع المواد والمعدات المستخدمة (ورق، مطبوعات إلخ).
لتنفيذ التحذيرات اللازمة والتدريبات القسمية من أجل توفير الطاقة داخل المنشأة. للقيام بتنفيذ القرارات التي تم اتخاذها لتوفير الطاقة. للتنبؤ بتأثيرات البيئة وكفاءة الطاقة على المعدات المشتراة.
لتنفيذ مسؤولياته من أجل القضاء على النفايات وجمعها بطريقة صحيحة، وتقليل التلوث البيئي والتأثيرات الضارة على البيئة وقيادة الموظفين.
ينفذ جميع المسؤوليات المتعلقة بأنظمة إدارة الجودة المطبقة في المنشآت.
يؤدي جميع المهام الأخرى الموكلة إليه من قبل المدراء وإدارة الفندق غير المحددة في وصف الوظيفة.

المؤهلات

التعليم: درجة بكاليوس على الأقل.
الخبرة: على الأقل 4 سنوات من الخبرة في الصناعة.
اللغة الأجنبية: إتقان اللغة الإنجليزية للتواصل مع الضيوف وفهم المصطلحات المهنية المتعلقة بالأجهزة وإجادة جيدة للغة العربية، الألمانية، الفرنسية أو الروسية.
الدورات والتدريب: حضور سابق في الندوات والتدريبات المتعلقة بالوظيفة.
المعرفة بالحاسوب: تطبيقات MS Office، برامج مكتب الاستقبال (فيدليو، أوبرا إلخ).
المهارات: على دراية بملفات تعريف الضيوف بناءً على خبرته/خبرتها.
يقوم بتوجيه الزملاء الأقل خبرة حول كيفية التعامل مع الضيوف.
من المتوقع استخدام أجهزة ومعدات معقدة تتعلق بالوظيفة.
من المتوقع أن يمتلك معرفة تقنية حول الأساليب والتقنيات والعمليات المتعلقة بالوظيفة ويتوقع أن يؤدي وظائف تتطلب خبرة في هذا المجال.

مشرف علاقات الضيوف RIXOS

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Guest Relation Supervisor الوظائف التي تم البحث عنها