ممثل الموارد البشرية

arcenciel

يمثل ممثل الموارد البشرية نقطة التركيز للموارد البشرية داخل مراكز أركنسيل المعينة، مما يضمن التنفيذ الفعال لسياسات وعمليات ومبادرات الموارد البشرية بينما يعمل كحلقة وصل بين الموظفين وإدارة المركز والمقر الرئيسي وفرق المشاريع لدعم إدارة الموظفين وعلاقات الموظفين والامتثال للمانحين والتواصل التنظيمي، من خلال تعزيز قوة عاملة ملتزمة ومشاركة ومدعومة جيدًا تسهم في مهمة أركنسيل لتعزيز الإدماج والتنمية المستدامة.

تمثيل الموارد البشرية ودعم الموظفين

• تعمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع المسائل المتعلقة بالموارد البشرية داخل المراكز المعينة.
• تقديم الإرشادات للموظفين والمشرفين حول سياسات وإجراءات وعمليات الموارد البشرية.
• تعزيز الفهم والتطبيق المتسق لسياسات الموارد البشرية والنماذج واللوائح الداخلية.
• تصعيد الأمور المعقدة أو الحساسة إلى نقطة التركيز المعنية في المقر الرئيسي.
• الحفاظ على وجود نشط في المراكز لتعزيز العلاقات، وتحديد القضايا بشكل استباقي، وتعزيز رؤية الموارد البشرية.
• العمل كجهة اتصال موثوقة للموارد البشرية للموظفين الذين يعانون من صعوبات تتعلق بالعمل أو الشخصية تؤثر على أدائهم أو رفاههم.
• استقبال وتوثيق وتحويل مخاوف الموظفين إلى المتخصصين المعنيين في الموارد البشرية في المقر الرئيسي.
• الوساطة في النزاعات الصغيرة في مكان العمل ودعم الحل المبكر للمسائل الشخصية.
• التنسيق مع مدير الموارد البشرية لمراقبة الحالات المتعلقة بالمساعدة الاجتماعية ودعم الموظفين.
• تعزيز بيئة عمل إيجابية تعتمد على الاحترام والعدل والتواصل المفتوح.
• تحديد علامات التحذير المبكر للانفصال أو غياب الموظفين أو النزاعات وتصعيدها بشكل استباقي.

تقرير المانحين للموارد البشرية

• التنسيق مع مديري المشاريع لتحديد والتحقق من الموظفين المعينين لكل مشروع.
• ضمان توافق تخصيصات الموظفين مع ميزانيات المشاريع المعتمدة ولوائح المانحين والاحتياجات التشغيلية الفعلية.
• إعداد وتحديث عقود العمل ورسائل التكليف التي تعكس الشروط المفروضة من المانحين الخاصة بالمشروع.
• التعاون مع مديري المشاريع وقسم المالية للتحقق من توزيع الرواتب وحل التباينات بين تكاليف الموظفين المدرجة والفعلية.
• توليد قسائم الرواتب لمشاريع التقارير مع ضمان السرية والامتثال لإجراءات الرواتب الداخلية.
• مراقبة تواريخ انتهاء العقود وفترات التمويل لضمان التجديد أو التمديد أو إغلاق تكليفات الموظفين المرتبطة بالمشاريع في الوقت المناسب.
• الرد على طلبات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال تقديم وثائق الرواتب والموارد البشرية الكاملة والمنظمة المتعلقة بالمشاريع الممولة من المانحين.
• الحفاظ على ملفات الموظفين الإلكترونية والفيزيائية التي تحتوي على جميع الوثائق المتعلقة بالموارد البشرية الخاصة بالمشروع.
• ضمان الامتثال لقانون العمل اللبناني وسياسات الموارد البشرية الداخلية ولوائح المانحين التي تحكم التعويضات والوثائق وتخصيص تكاليف الموظفين.
• الحفاظ على سرية صارمة لمعلومات الرواتب والعقود والموظفين.

إدارة الموظفين ودعم الرواتب

• التنسيق مع قسم الموارد البشرية في المقر الرئيسي بشأن جميع المسائل الإدارية المتعلقة بالموظفين.
• جمع وتقديم المعلومات المتعلقة بالرواتب، بما في ذلك الحضور، والإجازات، وساعات العمل الإضافية، وغيرها من التغييرات المتعلقة بالموظفين.
• الحفاظ على تحديث سجلات الموظفين وضمان أن جميع ملفات الموظفين مكتملة ودقيقة وسرية.
• معالجة سلف الرواتب وفقًا لسياسات وإجراءات أركنسيل.
• توزيع الرواتب أو قسائم الدفع عند الحاجة مع ضمان السرية والحصول على الإقرارات اللازمة.
• مراقبة المواعيد النهائية الإدارية المتعلقة بالعقود وفترات التجربة وتغييرات حالة الموظف.
• متابعة تجديد العقود، وإشعارات انتهاء العقود، والمستندات الداعمة المطلوبة لضمان الاستمرارية والامتثال.

دعم التوظيف والإدماج

• التنسيق مع وحدة التوظيف في المقر الرئيسي بشأن احتياجات التوظيف وأنشطة التوظيف.
• تنسيق أنشطة الإدماج للموظفين الجدد، بما في ذلك جلسات التوجيه، وجولات العمل، وإكمال الوثائق المطلوبة.
• دعم تكامل الموظفين الجدد والمتابعة خلال أسابيعهم الأولى من العمل.

التواصل التنظيمي والثقافة

• تيسير التواصل بين المقر الرئيسي وموظفي المركز بشأن مبادرات الموارد البشرية، وتحديثات السياسات، والإعلانات التنظيمية.
• دعم تنفيذ مبادرات مشاركة الموظفين ورفاههم.
• تشجيع الالتزام بقيم أركنسيل ومدونة السلوك والثقافة التنظيمية.
• جمع ملاحظات الموظفين والتواصل بشأن الموضوعات المتكررة والتوصيات إلى المقر الرئيسي.
• إعداد وتقديم تقارير و تحديثات منتظمة للموارد البشرية حسب الطلب من المقر الرئيسي.

ظروف العمل

• قيود العمل: حدوث عبء العمل.
• الأدوات، والبرامج المستخدمة: مايكروسوفت أوفيس، زوهو بيبول، بيمس.
• مكان العمل: مكتب، أو في المراكز أثناء الزيارات.