مساعد إداري للمكاتب

Client of Talentmate

نحن نبحث عن مساعد إداري مكتبي منظم وذو تفاصيل للانضمام إلى فريقنا الديناميكي. هذه الدور حيوي في ضمان كفاءة العمليات المكتبية من خلال تقديم الدعم الإداري في بيئة عمل مشغولة. يجب أن يكون المرشح المثالي نشطاً، وقادراً على القيام بعدة مهام في آنٍ واحد، ويمتلك مهارات اتصال ممتازة. بصفتك مساعد إداري مكتبي، ستتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام، مثل جدولة الاجتماعات، والحفاظ على مستلزمات المكتب، وتقديم الدعم العام للزوار. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية. انضم إلى فريقنا للمساعدة في خلق تجربة عمل فعالة وممتعة.

المسؤوليات

• إدارة والحفاظ على تقويم المكتب لضمان تنسيق الجدول الزمني بكفاءة.
• الرد على المكالمات الهاتفية، وتوجيه الاستفسارات، والتواصل عبر البريد الإلكتروني بشكل احترافي.
• طلب وإدارة مخزون مستلزمات المكتب لضمان مستويات كافية من المخزون.
• إعداد وتوزيع المذكرات، والمراسلات، والاتصالات الأخرى المكتبية.
• المساعدة في تنظيم الاجتماعات، والمؤتمرات، وفعاليات الشركة حسب الحاجة.
• دعم إعداد الوثائق المالية مثل الفواتير والتقارير.
• ضمان أن يكون المكتب نظيفاً، ومنظماً، وملائماً لبيئة عمل منتجة.
• الحفاظ على نظام أرشفة منظم ويمكن الوصول إليه من قبل الأفراد المصرح لهم.
• ترحيب وتوجيه الزوار، وضمان انطباع أول إيجابي عن المكتب.
• تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا والأقسام الأخرى.
• الحفاظ على السرية بشأن المعلومات الحساسة والوثائق الخاصة بالشركة.
• المساعدة في عملية إدماج الموظفين الجدد لضمان انتقال سلس.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها مطلوبة؛ درجة الزمالة تعتبر ميزة.
• تجربة مثبتة في دور إداري أو دعم مكتبي مفضلة.
• إجادة مجموعة MS Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة للتواصل الفعال.
• مهارات تنظيم قوية والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• اهتمام بالتفاصيل مع القدرة على الحفاظ على الدقة في بيئة سريعة الحركة.
• تصرف احترافي والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل سري.