مساعد إداري للمكاتب

Talentmate

يلعب مساعد إداري في المكتب دورًا حيويًا في دعم العمليات اليومية للأعمال من خلال إدارة المهام الإدارية، وتنسيق أنشطة المكتب، وضمان سير العمل بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة الديناميكية مهارات تنظيمية ممتازة، والانتباه للتفاصيل، وقدرات التواصل الفعّالة. يتحمل مساعد إداري المكتب مسؤولية مجموعة متنوعة من الواجبات التي تساعد في كفاءة تشغيل المكتب، بما في ذلك جدولة المواعيد، وإدارة المراسلات، والحفاظ على أنظمة الملفات. المرشح المثالي لهذه الوظيفة هو شخص نشط وذو موارد وقادر على القيام بمهام متعددة في بيئة سريعة الخطى. لا تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاحترافية فحسب، بل أيضًا القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

المسؤوليات

• تنسيق وإدارة الجداول الزمنية والمواعيد لأعضاء الفريق الإداري.
• الحفاظ على تنظيم أنظمة الملفات المكتبية الرقمية والمادية بفاعلية.
• إعداد وتوزيع المراسلات الرسمية عبر البريد الإلكتروني، والرسائل، والمكالمات الهاتفية.
• المساعدة في تنظيم اجتماعات المكتب، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية وتدوين المحاضر.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية، والطلب وإعادة التخزين حسب الحاجة لضمان الكفاءة.
• تقديم الدعم الإداري عبر فرق وأقسام مختلفة عند الحاجة.
• تسهيل التواصل بين الموظفين، والأقسام، والاتصالات الخارجية بسلاسة.
• ضمان أن تتبع العمليات المكتبية سياسات الشركة وإجراءاتها الإدارية.
• التعامل مع المكالمات الواردة، وتوجيهها إلى الأقسام المناسبة، وإدارة الاستفسارات.
• إجراء مهام المحاسبة الأساسية وإدارة النقدية الصغيرة، مع الحفاظ على التنظيم.
• المساعدة في ترتيبات السفر واللوجستيات لموظفي المكتب حسب الحاجة.
• دعم إعداد التقارير، والعروض التقديمية، وإدارة البيانات للمشاريع.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية تعتبر ميزة.
• يفضل أن يكون لديك خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مدير مكتب.
• مهارات تنظيمية ممتازة مع الانتباه للتفاصيل والدقة.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المكتب.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية للتفاعل الفعّال.
• القدرة على تحديد أولويات المهام والعمل بكفاءة تحت المواعيد النهائية الضيقة.
• إظهار القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع البيانات الحساسة بحذر.