مدير مكتب / مراقب وثائق - الشرق الأوسط
SRT Marine Systems plc
نشرت قبل أكثر من 30 يومًا
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
نحن نبحث عن مدير مكتب / مراقب وثائق ثنائي اللغة (الإنجليزية والعربية) موثوق به، ومنظم للغاية وشخص محترف لإدارة ومتابعة مكتبنا المحلي في الكويت. هذه وظيفة واسعة ومتنوعة تتطلب تقديم دعم إداري عام لفريقنا من المديرين والمهندسين في الكويت، والحفاظ على ملفات وسجلات دقيقة ومنظمة، وتنظيم الفعاليات والمراسلات العامة.
المسؤوليات - مدير مكتب / مراقب وثائق
مراقبة الوثائق
- التنسيق مع فريق المشروع لجمع، مراجعة، وتوزيع الوثائق، والتأكد من الامتثال لمعايير الشركة ومتطلبات المشروع.
- ضمان تصنيف جميع الوثائق وتحديثها بانتظام ضمن نظام إدارة الوثائق (DMS)، سواء إلكترونيًا أو جسديًا.
- مراقبة وتتبع المواعيد النهائية المتعلقة بالوثائق، والتأكد من مراجعة الوثائق والموافقة عليها ضمن الجدول الزمني للمشروع.
- إعداد وصيانة سجلات الوثائق الخاصة بالمشروع وإرسالها.
- الإشراف ودعم الفريق لضمان التشغيل الفعال للمكتب وسلاسة المهام الإدارية اليومية.
- الحفاظ على سجلات دقيقة لمصاريف المكتب، والفواتير المتعلقة بالمشاريع، والتكاليف الإدارية العامة، والمساعدة في إعداد الميزانية والتقارير المالية.
- تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للفرق الميدانية، والإدارة العليا، وموظفي المشروع.
- ضمان بقاء بيئة المكتب منظمة، وضمان جرد مناسب لمستلزمات المكتب والمعدات، وكذلك تنسيق أنشطة الشراء حسب الحاجة.
الدعم لفرق المشاريع
- المساعدة في تتبع معالم المشروع، والتأكد من تقديم الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب إلى أصحاب المصلحة والهيئات التنظيمية.
- المساعدة في إعداد وتنظيم وصيانة جميع الوثائق اللازمة لعمليات تدقيق المشاريع ومراجعات العملاء.
- التواصل مع السلطات الحكومية، وتنسيق وتتبع إصدار الموافقات والتصاريح والشهادات المتعلقة بالمشروع.
- تقديم الدعم الإداري لاجتماعات المشروع، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، وتتبع البنود الإجرائية.
- العمل عن كثب مع مديري المشاريع والمهندسين وأعضاء الفريق الآخرين لضمان توفر جميع الوثائق والعقود، وأن تكون محدثة ومتوافقة مع معايير العملاء والتنظيم.
- دعم فريق الموارد البشرية في إجراءات الانضمام، وإدارة سجلات الموظفين، وتنسيق جداول الموظفين والعطلات.
- إعداد وصيانة تقارير المكتب العامة، وتحديثات حالة المشاريع، والوثائق الداخلية حسب الحاجة.
- التعامل مع جدولة اجتماعات المشاريع، وزيارات المواقع، ومؤتمرات الفرق، وضمان تخطيط وتنفيذ جميع اللوجستيات بشكل فعال.
- تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية لاحتياجات المشروع والإدارة، بما في ذلك التواصل مع العملاء، والمقاولين من الباطن، والموردين، وأصحاب المصلحة الآخرين.
الإدارة وتنسيق المكتب
- التنسيق وضمان الامتثال لجميع متطلبات الوثائق التنظيمية لمشاريع البناء
- إدارة استلام وتوزيع وتصنيف الوثائق الواردة والصادرة (RFIs، التقديمات، الرسومات، إلخ) المتعلقة بكل مشروع
- الحفاظ على سجلات المشروع وضمان التحكم المناسب في المراجعات وتتبع النسخ لجميع الوثائق الفنية والتعاقدية
- الحفاظ على إجراءات إدارة الوثائق لضمان تصنيف جميع وثائق المشروع، بما في ذلك الرسومات، والعقود، وأوامر التغيير، والتقارير، والمراسلات، بشكل صحيح، وأرشفتها، وجعلها متاحة بسهولة
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المتطلبات - مدير مكتب / مراقب وثائق
- أساسي: اللغة الإنجليزية والعربية بطلاقة، كتابةً وشفاهةً
- مفيد: ستكون الخبرة في استخدام مايكروسوفت بروجكت ميزة كبيرة
- مهارات اتصال وتواصل بين الأشخاص ممتازة
- واثق، نشط، ودافع ذاتي مع موقف إيجابي ورغبة في تقديم نتائج عالية الجودة.
- منظم للغاية، مع انتباه دقيق للتفاصيل وخبرة إدارية مثبتة.
- يعمل بشكل جيد وبدقة تحت الضغط لتلبية المواعيد النهائية.
- القدرة على تعدد المهام ومعرفة كيفية تحديد أولويات الأنشطة اليومية، مع اتباع الإجراءات المعمول بها
- قادر على العمل بمبادرة خاصة وقادر على اتخاذ القرارات
- مرتاح في استخدام نظم الاتصال ومشاركة الملفات مثل وورد، إكسل، باوربوينت، فرق، شيربوينت، شيرفيل إلخ
المزايا - مدير مكتب / مراقب وثائق
- أجر ممتاز
- فرص تطوير مهني على المدى الطويل
- حزمة مزايا تشمل الرعاية الطبية الخاصة
القطاع المهني للشركة
- التصميم والاستشارة الهندسية
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مدير مكتب / مراقب وثائق - الشرق الأوسط
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
SRT Marine Systems plc
SRT Marine Systems plc (SRT) are a market leader in its domain of international marine surveillance technology and systems. We are respected, established and an ambitious multi-national company headquartered in the UK with a global customer base. The company has a global impact in the marine domain by leading the next generation of maritime domain awareness technologies, products and systems that significantly enhance, security, safety and environment protection and sustainability. Our customers are worldwide and range from the largest national coast guards to individual vessel owners. SRT is an exciting company where high quality results are rewarded. We are ambitious and are constantly seeking to innovate to deliver better products and services to our customers. We strive to make SRT a rewarding and challenging place to work where talented hard-working individuals have the opportunity to make a real impact across the marine world.
وظائف مماثلة
موظف إداري / مساعد إداري
Confidential Company
- 2 - 4 سنوات
- دبي - الإمارات العربية المتحدة
مدير الوثائق ومساعد المكتب الفني
Confidential Company
- 2 - 7 سنوات
- أبو ظبي , دبي - دولة الإمارات العربية المتحدة
مدخل بينات
Confidential Company
- 0 - 2 سنوات
- دبي ، الشارقة ، عجمان - الإمارات العربية المتحدة (UAE)