اداري مكتب

Client of Talentmate

يلعب مسؤول المكتب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في بيئة المكتب. تتطلب هذه الوظيفة فردًا ديناميكيًا منظمًا جيدًا ودقيقًا وقادرًا على إدارة مهام إدارية متنوعة. بصفتك مسؤول مكتب، غالبًا ما تكون نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار، مما يحدد نغمة تجربة خدمة العملاء في المنظمة. تتطلب هذه الوظيفة تعدد المهام عبر مجموعة من المسؤوليات، بما في ذلك إدارة لوازم المكتب، وتنظيم الاجتماعات، وتنسيق أنشطة المكتب. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يدعم مسؤول المكتب الأقسام الأخرى من خلال الحفاظ على السجلات، والتعامل مع قنوات الاتصال، والمساعدة في المهام المالية مثل الفواتير وإعداد الميزانيات. تحتاج إلى أن تكون متكيفًا مع السيناريوهات المتغيرة باستمرار وتمتلك مهارات قوية في حل المشكلات للتعامل مع أي تحديات قد تطرأ.

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب وضمان سير المكتب بسلاسة وكفاءة.
• إدارة مخزون لوازم المكتب من خلال توقع اللوازم المطلوبة وتقديم الطلبات وفقًا لذلك.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين والموظفين.
• استقبال الزوار والعملاء بحرارة، وضمان حصولهم على انطباع أول مهني.
• المساعدة في إعداد مواد العروض التقديمية والتقارير للاجتماعات والمؤتمرات.
• الحفاظ على سجلات وملفات إدارية ومالية دقيقة ومحدثة.
• ضمان صيانة المعدات المكتبية بشكل صحيح وخدمتها لمنع الانقطاعات.
• العمل كنقطة اتصال بين التنفيذيين والعملاء الداخليين/الخارجيين.
• دعم إجراءات الميزانية والمحاسبة وتتبع نفقات المكتب وتكاليفه.
• التعامل مع المراسلات والاستفسارات، وإدارة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية الخاصة بالمكتب.
• التنسيق مع دعم تكنولوجيا المعلومات لحل مشاكل الكمبيوتر والتكنولوجيا على الفور.
• تطوير وتنفيذ سياسات المكتب من خلال إعداد الإجراءات والمعايير لتوجيه عملية المكتب.

• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب أو مساعد أو دور ذي صلة.
• إجادة استخدام MS Office (MS Excel و MS Word و MS Outlook على وجه الخصوص).
• مهارات تواصل قوية بالإضافة إلى شخصية موجهة نحو العملاء.
• معرفة أنظمة وإجراءات إدارة المكتب أمر أساسي.
• مهارات إدارة وقت ممتازة وقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات لتنفيذ المهام بكفاءة.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ سيكون الحصول على مؤهل إضافي كمساعد مكتب أو سكرتير ميزة.