مكتب مشارك

Talentmate

المسؤوليات

• إدارة اتصالات المكتب من خلال العمل كنقطة الاتصال الأساسية للمكالمات والبريد الإلكتروني.


• تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد للموظفين والإدارة.


• الحفاظ على تنظيم أنظمة الملفات المادية والرقمية لتسهيل الوصول إلى الوثائق.


• مراقبة وطلب لوازم المكتب لضمان مستويات كافية من المخزون في جميع الأوقات.


• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمواد الإدارية الأخرى.


• دعم عملية الانضمام من خلال إعداد الأوراق اللازمة للموظف الجديد وجداول التوجيه.


• ضمان بقاء بيئة المكتب نظيفة ومنظمة ومرحب بها للزوار والموظفين.


• المساعدة في مهام إدخال البيانات، وضمان الدقة والتحديثات في الوقت المناسب لقاعدة البيانات والأنظمة.


• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بسرية واحترافية.


• تسهيل الاتصالات الداخلية وتنسيق تدفق المعلومات داخل المكتب.


• تنظيم والمشاركة في الفعاليات المكتبية واجتماعات الموظفين حسب الحاجة لتعزيز تفاعل الفريق.


• تقديم الدعم الإداري لأقسام مختلفة، والمساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في إدارة المكتب تعتبر ميزة.


• خبرة مثبتة كمساعد مكتب، أو كاتب مكتب، أو دور إداري مشابه.


• إجادة مجموعة MS Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.


• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة.


• مهارات تواصل ممتازة، سواء كتابيًا أو شفهيًا، للتفاعل الفعال.


• الانتباه إلى التفاصيل لضمان الدقة في إدخال البيانات وإدارة الوثائق.


• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وحذر.