مدير مكتب

LEDFlex Group

نظرة عامة على الوظيفة

مدير المكتب سيكون مسؤولاً عن ضمان سير العمل اليومي بسلاسة في المكتب، والإشراف على العمليات الإدارية، وإدارة مستلزمات المكتب وعلاقات الموردين، وتسهيل العمليات المتعلقة بالموارد البشرية، والحفاظ على الامتثال لسياسات الشركة ومتطلبات القوانين في مكتب دبي. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرات شخصية قوية، ونهج استباقي لحل المشكلات.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المكتب وعملياته

• تسهيل جميع التسجيلات والتجديدات المتعلقة بالحكومة .
• الإشراف وإدارة جميع عمليات المكتب اليومية، بما في ذلك المستلزمات والمعدات وصيانة المرافق.
• ضمان أن يكون المكتب منظمًا جيدًا وآمنًا ومتوافقًا مع لوائح الصحة والسلامة.
• تنسيق تصميم المكتب، وترتيب المقاعد، والتحسينات.
• الحفاظ على عقود الموردين والعلاقات (التنظيف، الصيانة، الدعم الخارجي لتكنولوجيا المعلومات، إلخ).
• تحديد فرص توفير التكاليف.
• ضمان مكان عمل آمن وصحي من خلال تنسيق برامج السلامة والاستجابة بشكل فعال للحوادث أو الطوارئ.
  
  

الدعم الإداري

• الإشراف على جميع الموظفين الإداريين
• إدارة المراسلات والتقارير والوثائق وأنظمة الملفات (الورقية والرقمية).
• دعم التنفيذيين ورؤساء الأقسام في الجدولة، وترتيبات السفر، وتنسيق الاجتماعات.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
  
  

الإشراف المالي والموازنة

• مراقبة ميزانية المكتب والنفقات؛ إعداد تقارير النفقات.
• الإشراف على شراء مستلزمات المكتب، وضمان الكفاءة في التكاليف.
• التواصل مع المالية لإدارة النقدية الصغيرة، والفواتير، والمصروفات.
  
  

الرواتب والمزايا

• الإشراف على معالجة الرواتب
• إدارة برامج مزايا الموظفين (الرعاية الصحية، التأمينات، إلخ).
• متابعة حضور الموظفين وإجازاتهم
  
  

الموارد البشرية ودعم الموظفين

• الإشراف على طلبات التوظيف، والتعامل مع جميع عمليات التوظيف، والتوجيه، والحفاظ على سجلات الموظفين.
• إدارة ميزانية الموارد البشرية وقسم المكتب
• إنشاء وصيانة صلة مؤشرات الأداء الرئيسية للموظف
• إعداد تقارير عن مؤشرات الأداء للموارد البشرية والمكتب
• تنسيق تدريب الموظفين، ومراجعات الأداء، ومبادرات الرفاهية.
• ضمان الامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.
• العمل كنقطة اتصال لاستفسارات الموظفين المتعلقة بسياسات المكتب وإجراءاته.
• إدارة برامج المزايا والإجازات
• التعامل مع نزاعات الموظفين، والإجراءات التأديبية، والفصل
• الحفاظ على السجلات المتعلقة بالموارد البشرية والمكتب
  
  

الاتصال والتنسيق

• الحفاظ على التواصل الفعال بين الإدارة والموظفين.
• تنظيم اجتماعات الموظفين، والفعاليات، وأنشطة بناء الفريق.
• إدارة المكالمات الواردة، والزوار، والاستفسارات العامة.
  
  

إدارة السياسات والعمليات

• تطوير وتنفيذ وتحديث سياسات وإجراءات المكتب.
• ضمان الالتزام بمعايير الشركة، والسرية، وممارسات حماية البيانات.
• التوصية وتنفيذ التحسينات لكفاءة المكتب.
  
  

المتطلبات والمهارات

• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
• القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• الاهتمام بالتفاصيل مع دقة عالية في إدخال البيانات
• كون استباقيًا ومرنًا.
• مهارات شخصية جيدة وسلوك مهني.
• القدرة على العمل بشكل جيد بمفرده وكجزء من فريق.
• موقف إيجابي.
• نهج منظم ومركز ودقيق في العمل مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
• تجربة في استخدام Microsoft Office و Microsoft Dynamics تعتبر ميزة.
  
  

ما ستحصل عليه عند العمل مع LEDFLEX

• الراتب يعتمد على الخبرة، قابل للتفاوض
• تأمين صحي ممتاز (يشمل الأسنان والبصر)
• ساعات العمل المرغوبة (من الاثنين إلى الجمعة، من 8:30 صباحًا إلى 5:30 مساءً)
• بدل تذكرة الطائرة السنوية إلى الوطن
• إجازة سنوية وفقًا لقوانين الإمارات العربية المتحدة

تفاصيل الوظيفة