الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

شمال القابضة هي شركة استثمار متنوعة تقوم بتنمية الاستثنائي. وُلدت في دبي، نحن نقدم محفظة فريدة من الاستثمارات، التجارب والأصول الاستثنائية لتحقيق نتائج ذات مغزى. الاستثمارات التي نقوم بها مُختارة استراتيجياً ومُعالجة بعناية، تعكس طموح دبي وروحها وطاقةها. كمستثمر عالمي، مالك أصول ومطور، نستخدم مواردنا، معرفتنا وارتباطاتنا لتقديم قيمة طويلة الأجل، أينما كنا نعمل.

بينما تستمر شمال القابضة في النمو، نحن في بحث عن مدير مكتب - تطوير. في هذا الدور، ستوفر دعم إداري عالي المستوى وتضمن التشغيل السلس والفعال في المكتب. يشمل ذلك إدارة الجداول الزمنية، تنسيق الاجتماعات، التعامل مع المراسلات، إعداد التقارير وأداء مجموعة متنوعة من المهام التي تسهل تنسيق أنشطة المكتب، وتعمل كحلقة وصل بين الأقسام المختلفة لتسهيل التواصل والتعاون الفعال.

المسؤوليات

إدارة جدول كبار القادة، وضمان تخصيص الوقت بشكل فعال وترتيب أولويات المهام.
الإشراف على تدفق الاتصالات من وإلى كبار القادة، وضمان التفويض والمتابعات في الوقت المناسب.
تسهيل اتخاذ القرار من خلال تقديم ملخصات، قوائم إجراءات وتقارير تقدم.
تتبع وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام والمشاريع المُفوضة إلى مختلف الأقسام.
تنفيذ المهام الإدارية بشكل مستقل، مع ممارسة التقدير.
الموافقة على العناصر على المنصات الرقمية نيابة عن كبار القادة، بما يتماشى مع الإرشادات المعمول بها.
توثيق ومتابعة العناصر الرئيسية من الاجتماعات، وضمان المتابعة، التحديثات، ومحاضر الاجتماعات.
تحسين عمليات إدارة المكتب باستمرار من أجل الكفاءة والإنتاجية.
إجراء الأبحاث وتحليل البيانات للاجتماعات، المشاريع والتقارير.
تنسيق توجيه وتعريف الموظفين الجدد للفريق/القسم المعني.
الحفاظ على السرية في جميع الأنشطة المتعلقة بالعمل.
تنفيذ المهام الإدارية بشكل مستقل، مع ممارسة التقدير لتسهيل دور القائد.
إدارة المشاريع المتعلقة بمبادرات القسم/الأقسام المعينة، والحصول على الحالة والإبلاغ عن التقدم.
تحمل مسؤولية الاجتماعات الخاصة بالقسم/الأقسام المعينة بما في ذلك الجدولة، المحاضر والإجراءات.
إعداد جدول الأعمال للاجتماعات مسبقاً، تأكيد الوقت والمكان، التنسيق مع الحضور الآخرين وترتيب تسهيلات الاجتماعات واستقبال المكالمات نيابة عن القائد ونقل الرسائل في الوقت المناسب.
تتبع وتخزين الوثائق الرئيسية والقرارات من خلال إنشاء ملف ومخزن للوظائف/الوحدات التجارية المخصصة.
تتبع إجازات الفريق/القسم السنوية بشكل استباقي.
تتبع وإدارة النفقات.
تنظيم ترتيبات السفر والإقامة للفريق/القسم المعني.
ترتيب الأصول والوصول لتكنولوجيا المعلومات للموظفين الجدد في الوظيفة.
إدارة طلب الشراء (PR) وطلب الشراء (PO)، بما في ذلك إدارة الفواتير.
تنسيق الوصول للزوار إلى مكاتب شمال/موقف السيارات.
إدارة مخزون لوازم المكتب والطلبات.
أداء أي مهام أخرى حسب الحاجة.
التعاون مع الأقسام الأخرى (المبيعات، تكنولوجيا المعلومات، قانوني، AM) لتحسين العمليات. اتخاذ تحسينات استباقية ستساعد في أتمتة المهام للوحدة التجارية مما سيكون له تأثير إيجابي على أرصدة الحسابات المستحقة.
مراجعة سجل الضريبة على القيمة المضافة، المدفوعات النقدية والتقارير غير الدورية للمستفيدين.
مراجعة الشيكات وطلبات الاسترجاع من جميع الوحدات التجارية والمتابعة بشأن الاستبدال.
العمل على إدخال نظام تخطيط موارد المؤسسات لوظيفة المبيعات وللمشاريع المحددة.
الحفاظ على سجلات تفصيلية للمبيعات التي يمكن أن تساعد في إعداد التقارير للإدارة (في غياب نظام).

المؤهلات

المؤهلات والخبرات الدنيا:

شهادة الثانوية؛ مؤهلات إضافية في إدارة المكاتب تعد ميزة
حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة كموظف إداري، أو مسؤول إداري أو دور مشابه

مدير مكتب Shamal Holding

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف الوظائف التي تم البحث عنها