أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
بينما تستمر شمال القابضة في النمو، نحن في بحث عن مدير مكتب - تطوير. في هذا الدور، ستقدم دعمًا إداريًا عالي المستوى وتضمن تشغيل المكتب بسلاسة وكفاءة. يتضمن ذلك إدارة الجداول الزمنية، تنسيق الاجتماعات، التعامل مع المراسلات، إعداد التقارير وأداء مجموعة متنوعة من المهام التي تسهل تنسيق أنشطة المكتب، وتعمل كحلقة وصل بين الأقسام المختلفة لتسهيل التواصل والتعاون الفعال.
- إدارة جدول كبار القادة، وضمان تخصيص الوقت بكفاءة وتحديد أولويات المهام.
- الإشراف على تدفق التواصل من وإلى كبار القادة، وضمان التفويض والمتابعات في الوقت المناسب.
- تسهيل اتخاذ القرار من خلال تقديم ملخصات، قوائم العمل، وتقارير التقدم.
- تتبع وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام والمشاريع الموكلة إلى الأقسام المختلفة.
- تنفيذ المهام الإدارية بشكل مستقل، مع ممارسة discretion.
- الموافقة على العناصر على المنصات الرقمية نيابة عن كبار القادة، وفقًا للإرشادات المحددة.
- توثيق ومراقبة العناصر الرئيسية من الاجتماعات، وضمان المتابعة، التحديثات، ومحاضر الاجتماعات.
- التحسين المستمر لعمليات إدارة المكتب من أجل الكفاءة والإنتاجية.
- إجراء الأبحاث وتحليل البيانات للاجتماعات، المشاريع، والتقارير.
- تنسيق التوجيه والتفاعل للمستجدين لفريق/قسم المعني.
- الحفاظ على السرية في جميع الأنشطة المتعلقة بالعمل.
- تنفيذ المهام الإدارية بشكل مستقل، ممارساً discretion لتسهيل دور القائد.
- إدارة المشاريع المتعلقة بمبادرات القسم/الأقسام المعينة، الحصول على الحالة والإبلاغ عن التقدم.
- تحمل مسؤولية اجتماعات القسم/الأقسام الموكلة بما في ذلك الجدولة، المحاضر والإجراءات.
- إعداد جدول أعمال الاجتماعات مسبقًا، تأكيد الوقت والمكان، التنسيق مع المشاركين الآخرين في الاجتماع وترتيب مرافق الاجتماع واستقبال المكالمات نيابة عن القائد ونقل الرسائل في الوقت المناسب.
- تتبع وتخزين الوثائق الرئيسية والقرارات من خلال إنشاء ملف ومستودع للوظائف/وحدات الأعمال المعينة.
- تتبع إجازات الفريق/القسم السنوية بشكل استباقي.
- تتبع وإدارة النفقات.
- إجراء ترتيبات السفر والإقامة للفريق/القسم المعني.
- ترتيب الأصول والوصول لتكنولوجيا المعلومات للمستجدين في الوظيفة.
- إدارة طلبات الشراء (PR) وأوامر الشراء (PO)، بما في ذلك إدارة الفواتير.
- تنسيق الوصول للزوار إلى مكاتب شمال/ مواقف السيارات.
- إدارة مخزون لوازم المكتب والطلبات.
- أداء أي مهام إضافية حسب الحاجة.
- التعاون مع الأقسام الأخرى (المبيعات، تكنولوجيا المعلومات، القانونية، الإدارة) لتحسين العمليات. اتخاذ تحسينات استباقية ستساعد في أتمتة المهام لوحدات الأعمال والتي سيكون لها تأثير إيجابي على أرصدة الحسابات المدينة.
- مراجعة سجل ضريبة القيمة المضافة، المدفوعات النقدية والتقارير العرضية للمساهمين.
- مراجعة الشيكات وطلبات الاسترداد من جميع وحدات الأعمال والمتابعة بشأن الاستبدال.
- العمل على تقديم نظام ERP لوظيفة المبيعات ولمشاريع محددة.
- الحفاظ على المتعقبات لتفاصيل المبيعات التي يمكن أن تساعد في إعداد التقارير للإدارة (في غياب نظام).
المؤهلات والخبرة الأدنى:
- شهادة الثانوية العامة؛ المؤهلات الإضافية في إدارة المكاتب هي ميزة
- حد أدنى 5 سنوات من الخبرة كموظف إداري، أو إداري أو دور مشابه
القطاع المهني للشركة
المجال الوظيفي / القسم
الكلمات الرئيسية
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com