مساعد عمليات Majid Al Futtaim

ملخص الدور

• المسؤولية الرئيسية هي مساعدة المدير الأول / المدير - العمليات / التنفيذيين في العمليات بشكل فعال في التواصل مع المستأجرين والإدارة والعمليات اليومية.

ملف الدور

• إدارة الإيجارات: إدارة عملية الإيجار من البداية إلى النهاية لوحدات التخزين، وإصدار العروض، وإعداد عقود الإيجار، وضمان استلام المدفوعات، وتحديث السجلات في Yardi حتى الإغلاق.
• التجديدات والامتثال للتدقيق: إرسال عروض التجديد للمستأجرين قبل ثلاثة أشهر من انتهاء العقد وضمان تنفيذ جميع نتائج التدقيق ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.
• إعداد الميزانيات والتنسيق المالي: دعم في إعداد ميزانيات التخزين والعمليات، والحفاظ على ملفات اقتراح الميزانية، وتتبع استخدام OPEX وCAPEX.
• إدارة السجلات المالية: رفع ومعالجة أوامر الشراء، ومطابقة بيانات P&L الشهرية مع المالية، والمتابعة بشأن الفواتير، والمبالغ المستردة، والمدفوعات لضمان المعالجة في الوقت المناسب.
• التنسيق بين العمليات والمستأجرين: إدارة طلبات المستأجرين من خلال بوابة المستأجر، وضمان الردود في الوقت المناسب، والتعامل مع التعميمات، والتسويق المرئي، وتنسيق الأعمال الصغيرة.
• التنسيق مع الإعلانات وإعادة التطوير: الإشراف على الموافقات على الإعلانات والرسومات، والتنسيق مع المستأجرين لأعمال إعادة التطوير، وإصدار أوامر الشراء ذات الصلة وإشعارات الوصول/الإغلاق.
• التوثيق والتقارير: الحفاظ على متتبع تأمين CAR، وتحديث ورقة المعلومات الخاصة بالمركز كل ثلاثة أشهر، وتجميع المدخلات التشغيلية الشهرية لتقرير إدارة الأصول.
• الدعم عبر الوظائف: مساعدة العمليات في التواصل مع المستأجرين، وإدخال المستأجرين الجدد، وتقديم الدعم الإداري لضمان سير العمليات اليومية في المركز بسلاسة.

المتطلبات

• التعليم والمؤهلات: درجة البكالوريوس في إدارة العمليات أو مجال ذي صلة؛ إتقان MS Office وMS Project، مع معرفة AutoCAD تعتبر ميزة.
• الخبرة: 0-3 سنوات من الخبرة في عمليات المراكز التجارية، أو إدارة المرافق، أو إدارة العقارات، ويفضل أن تكون ضمن مراكز تجارية كبيرة أو مطورين عقاريين محترمين في دول مجلس التعاون الخليجي أو في الخارج.
• التنسيق المالي: يدعم إدارة ميزانية العمليات، وتخطيط CAPEX/OPEX السنوي، وتنسيق برنامج الأعمال الرأسمالية السنوي.
• التواصل التشغيلي: يدير التنسيق والتواصل اليومي مع أكثر من 300 مستأجر، ومقاولين، وسلطات، وفرق داخلية، مما يضمن حل المشكلات بكفاءة.
• المهارات التحليلية والتنظيمية: قادر على تحليل المتطلبات التشغيلية المعقدة، وتحديد أولويات المهام المتعددة، والحفاظ على الانتباه للتفاصيل تحت الضغط.
• السمات الشخصية: دقيق، ويعمل ضمن فريق، وهادئ تحت الضغط، ويحافظ على الدبلوماسية والاحترافية أثناء التعامل مع الانقطاعات المتكررة والأولويات المتنافسة.