مشرف عمليات (مبني على المشروع) - متحدث عربي Infas Middle East LLC

تكون هذه الوظيفة مسؤولة عن تنسيق وإدارة جميع الأنشطة التشغيلية المتعلقة بتراكم إدارة الوثائق والمشاريع الجارية. الهدف الرئيسي هو ضمان تنفيذ المشاريع بفعالية وفقًا لمعايير InfasME ومتطلبات العميل.

تتطلب هذه الوظيفة تطبيق معرفة متعمقة بعمليات إدارة الوثائق وإطار تجربة العملاء لـ InfasME على أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. تشمل المسؤوليات الرئيسية دورة حياة العمليات الكاملة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ، بما في ذلك التحقق، والفهرسة، وتنظيف البيانات، والمسح، والتقاط، والتحضير، وإعادة التجميع. يكون حاملو هذه الوظيفة مسؤولين عن تقديم نتائج عالية الجودة تتماشى مع رضا العملاء، وأهداف بطاقة الأداء المتوازن (BSC)، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

التخطيط والتنظيم

· ضمان تحقيق الأهداف اليومية والأسبوعية للمشاريع بأعلى معايير الجودة.

· إجراء فحوصات مراقبة الجودة اليومية على التحقق والفهرسة والتطبيقات المادية؛ تقديم ملاحظات إلى نقاط الاتصال الرئيسية للعميل وإدارة InfasME.

· مراقبة التقارير حول استلام الوثائق، ونتائج مراقبة الجودة، والفروقات.

· تسليم المهام المعينة ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.

· ضمان الالتزام بسياسات الشركة وإجراءاتها وSLA.

· دفع كفاءة التكاليف وفعالية العمليات.

· تسهيل التواصل الفعال عبر الأقسام.

· التعامل بسرعة مع شكاوى العملاء المتصاعدة وضمان اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

· تعزيز نهج صديق للعميل عبر الفريق.

· العمل على ملاحظات العملاء لتحسين الخدمات.

مؤشرات الأداء:

· تحقيق الأهداف الكمية والنوعية

· نتائج التدقيق ومراقبة الجودة

· الالتزام بـ SLA والامتثال للتقارير

· تقديم التقارير اليومية والأسبوعية في الوقت المناسب

التميز المالي

· المساهمة في الإيرادات المعتمدة على المشاريع وكفاءة التكاليف والربحية.

مؤشر الأداء:

· أهداف الإيرادات (محددة بالمشروع)

التميز في خدمة العملاء

· مراقبة وإعداد تقارير عن أداء الموظفين لتعزيز الجودة باستمرار.

· ضمان التعامل الأمن والدقيق مع جميع الوثائق.

· الإشراف على فحص كمية الوثائق وعمليات التوثيق.

· إدارة حقوق وصول أعضاء الفريق إلى النظام.

· تعيين والإشراف على المهام للمسؤولين المباشرين.

مؤشرات الأداء:

· الالتزام بأهداف SLA

· تقليل الفروقات أو الخسائر

· تحسين تقييمات رضا العملاء

التميز في العمليات

· ضمان الالتزام الصارم بالعملية المحددة لإدارة الوثائق.

· الإشراف على إعداد وتسليم الوثائق للتخزين والأرشفة.

· تتبع الأداء مقابل الأهداف واتخاذ إجراءات وقائية لتخفيف المخاطر.

· إجراء تدقيقات يومية وأسبوعية وشهرية.

مؤشرات الأداء:

· نتائج تدقيق مراقبة الجودة

· توقيت التقارير والتصعيدات

· الالتزام بالعمليات الموثقة

الأطر والحدود وصلاحية اتخاذ القرار

تتطلب هذه الوظيفة تنسيقًا وثيقًا مع العملاء وأصحاب المصلحة الداخليين. من المتوقع أن يقوم حامل الوظيفة بحل القضايا التشغيلية الروتينية بشكل مستقل مع تصعيد الانحرافات المتكررة أو الاستثنائية إلى المدير المباشر، جنبًا إلى جنب مع التوصيات.