أخصائي عمليات الأفراد والإدارة Foodics

ماذا ستفعل

• الإشراف على عملية الانضمام والفصل، بما في ذلك إعداد تكنولوجيا المعلومات، الوثائق، ودعم الموظفين لكل من موظفي الإمارات العربية المتحدة والموظفين عن بُعد
• إدارة معالجة التأشيرات من البداية إلى النهاية للموظفين في دبي وضمان الامتثال لقوانين تصاريح العمل والإقامة.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الشركة وموردينا EOR (Horizons).
• تنسيق الانضمام، إعداد الرواتب، تسجيل المزايا، وفصل الموظفين من خلال EORs عبر عدة دول.
• ضمان دقة عقود العمل والامتثال للوائح العمل المحلية عبر مزودي EOR.
• تحديث والحفاظ على سجلات الموظفين بدقة في نظام HRIS، مع ضمان السرية والامتثال وإدارة عمليات الامتثال ومراجعة الوثائق المتعلقة بالتوظيف بانتظام.
• تنسيق مزايا الموظفين، مراجعات الأداء، ومبادرات مشاركة الموظفين.
• أن تكون نقطة الاتصال للموظفين مع الاستفسارات المتعلقة بالتأشيرات، والسفر، والمسائل المتعلقة بالمكتب في مكتب دبي
• مساعدة الموظفين في رحلات العمل بالتنسيق مع فريق إدارة المملكة العربية السعودية، وضمان ترتيبات فعالة من حيث التكلفة مع Travelperk / وكالات السفر الشريكة وترتيبات التأشيرات إذا لزم الأمر
• تنظيم اللوجستيات للفعاليات، المؤتمرات، وأنشطة بناء الفريق، بما في ذلك حجز الأماكن، تنظيم الفنادق، وتنسيق خدمات الطعام.
• تقديم الدعم الفعلي للفعاليات لضمان تنفيذ سلس لجميع اللوجستيات.
• الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية، مع ضمان أن الموظفين لديهم ما يحتاجونه لعملياتهم اليومية.
• إدارة العلاقات مع الموردين لوازم المكتب، مع ضمان جودة المنتجات والتسليم في الوقت المحدد.
• التنسيق مع البائعين للصيانة الدورية للمكتب، بما في ذلك التنظيف، الإصلاحات، وصيانة معدات تكنولوجيا المعلومات.
• الإشراف على تجديد وتفاوض عقود الإيجار المكتبية وإدارة الوثائق والمواعيد النهائية ذات الصلة.
• مراقبة والحفاظ على لوجستيات المساحة المكتبية، مع ضمان أن المكتب منظم وملائم لبيئة عمل منتجة.
• تطوير والحفاظ على العلاقات مع الموردين الرئيسيين ومقدمي الخدمات لضمان الأسعار التنافسية وتقديم خدمات عالية الجودة.
• التعامل مع شراء وتسليم معدات المكتب، الأثاث، واللوازم.
• التفاوض وإدارة العقود مع البائعين ومقدمي الخدمات (مثل خدمات التنظيف، شركات الصيانة، المرافق العامة).
• تتبع النفقات والحفاظ على السجلات للمشتريات والعقود المتعلقة بالمكتب لضمان الامتثال للميزانية.

ما الذي نبحث عنه

• لديك 2-4 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري، عمليات الأشخاص، أو إدارة المكاتب، ويفضل في بيئة تقنية سريعة.
• على دراية بمتطلبات معالجة التأشيرات في دبي والإمارات العربية المتحدة لتصاريح العمل وتأشيرات الإقامة.
• لديك خبرة في إدارة موردين المكتب، والموردين، وتنسيق خدمات الصيانة.
• لديك مهارات في تنسيق السفر، حجز الرحلات، الإقامة، والتعامل مع التفاصيل اللوجستية.
• مبادر ويمكنه العمل بشكل مستقل عبر مجموعات وظيفية ومبادرات متعددة في وقت واحد.
• تنظيم عالي، استباقي، وقادر على إدارة مهام متعددة ومواعيد نهائية بفعالية.
• لديك اهتمام قوي بالتفاصيل وقادر على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.

المؤهلات المفضلة:

• معرفة بقوانين العمل الإماراتية ولوائح التأشيرات.
• خبرة عملية في العمل مع منصات EOR ميزة إضافية
• خبرة في إدارة عقود إيجار المكتب وتفاوض العقود.
• إلمام بمنصات HRIS (KayanHR) وأنظمة حجز السفر (Travelperk).
• مهارات تواصل قوية والقدرة على العمل عبر فرق وأقسام مختلفة.