مساعد شخصي

Talentmate

كمدير شخصي، ستلعب دورًا حاسمًا في العمليات الفعالة والسلسة لعمل تنفيذي أو فرد. سيكون هدفك الأساسي هو تقديم خدمة إدارة شاملة وسرية ومحترفة للشخص الذي تساعده. ستكون مسؤولاً عن إدارة مهام متنوعة، بما في ذلك جدولة المواعيد، وتنظيم الاجتماعات، وترتيب السفر، والتعامل مع المراسلات. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عاليًا من التقدير، ومهارات تنظيمية، والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد في بيئة سريعة الوتيرة. إذا كان لديك نهج استباقي، ومهارات تواصل ممتازة، والقدرة على توقع احتياجات الذين تدعمهم، فإن هذه الوظيفة مثالية لك. انضم إلى فريقنا وساعد في الحفاظ على الحياة المهنية لقائد رئيسي بينما تقوم بصقل مهاراتك في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات

• إدارة وصيانة جداول التنفيذيين، بما في ذلك الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات والفعاليات، لضمان التعامل مع جميع التفاصيل بكفاءة.
• فرز والرد على المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات من العملاء والشركاء.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق حسب طلب التنفيذي.
• التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات التقدير والاحترافية.
• إجراء الأبحاث وتجميع المعلومات لمساعدة التنفيذي في عمليات اتخاذ القرار.
• المساعدة في الأمور الشخصية والمهام، مثل التسوق للهدايا أو معالجة المسائل المنزلية.
• ضمان أن تكون اللوازم المكتبية مخزنة جيدًا وتنسيق الطلبات عند الضرورة لمنع النقص.
• التواصل مع الموظفين الداخليين والموردين الخارجيين لإدارة المشاريع وجدولة التسليمات.
• صياغة وتحرير المراسلات، مع ضمان الوضوح والاحترافية في جميع الاتصالات.
• مراقبة وإدارة ميزانية التنفيذي، وتقارير النفقات، والوثائق المالية.
• تقديم دعم احتياطي لأعضاء الفريق الإداري الآخرين حسب الحاجة خلال الغيابات.

المتطلبات

• خبرة مثبتة في العمل كمدير شخصي أو في دور مشابه لمدة سنتين على الأقل.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع العملاء.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
• إجادة استخدام برامج المكتب، مثل مجموعة Microsoft Office وأدوات الجدولة.
• مستوى عالٍ من التقدير والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• القدرة على توقع احتياجات التنفيذي والتكيف مع الأولويات والمواعيد النهائية المتغيرة.
• مرونة للعمل في ساعات غير منتظمة وإدارة التغييرات غير المتوقعة في جدول التنفيذي.