مساعد شخصي

Talentmate

المسؤوليات

• إدارة جداول التنفيذيين، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر.
• فرز وتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وأشكال التواصل الأخرى للتنفيذيين.
• تنسيق وتخطيط المؤتمرات والاجتماعات والفعاليات والسفر التجاري حسب الحاجة.
• إجراء الأبحاث، وتجميع البيانات، وإعداد التقارير أو العروض التقديمية حسب الحاجة.
• التعامل مع المعلومات السرية وضمان أنها آمنة ومدارة بشكل مناسب.
• المساعدة في إعداد وصياغة المراسلات وغيرها من الوثائق المختلفة.
• الحفاظ على المخزون من لوازم المكتب وتوقع احتياجات التنفيذيين.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك العملاء وأعضاء مجلس الإدارة.
• تنظيم والحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المكتبية لاسترجاعها ومرجعها بكفاءة.
• مراقبة ومعالجة تقارير النفقات والفواتير والتعويضات بكفاءة.
• دعم إدارة المشاريع والمهام المرتبطة بالتكليفات العرضية.
• ضمان إدارة جميع الجوانب اللوجستية لاجتماعات التنفيذيين بشكل فعال.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي للمديرين التنفيذيين.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية ضرورية لهذه الوظيفة.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة، بما في ذلك قواعد اللغة القوية.
• الكفاءة في استخدام برامج المكتب، بما في ذلك مجموعة MS Office، مطلوبة.
• الحرص والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة أمر ضروري.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات المتعارضة بكفاءة.
• نهج استباقي والقدرة على توقع احتياجات التنفيذيين.