موظف استقبال

Confidential Company

المساهمة في سير العمل السلس للمكتب، والتواصل الفعال، والفاعلية التنظيمية العامة. كما تلعب دورًا حاسمًا في خلق بيئة عمل إيجابية ومنظمة، سواء للموظفين الداخليين أو الزوار الخارجيين.

خدمات الضيوف والتواصل

· الترحيب الحار وتحية جميع الضيوف والعملاء والزوار لشركة IdeaCrate Edutainment LLC، لضمان انطباع أول إيجابي ومهني.

· الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتقديم معلومات دقيقة، وتوجيه المكالمات إلى الأعضاء أو الأقسام المناسبة.

الحفاظ على سلوك مؤدب ومفيد في جميع التفاعلات، وتعزيز جو مرحب في مكتب الاستقبال.

الدعم الإداري

· مساعدة الزملاء والموظفين في مختلف المهام الإدارية، لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

· تحديث وصيانة سجلات حضور الموظفين، بما في ذلك موظفي المكتب والسائقين وأعضاء فريق العمليات.

تجميع وإدارة قوائم التحقق اليومية، والإشراف على نظافة وتنظيم المساحة المكتبية بالكامل.

إدارة المخزون

· مراقبة وإدارة مخزون القرطاسية، لضمان توفير كافٍ لجميع الأقسام وبدء الطلبات عند الحاجة.

· تتبع وصيانة مخزون الأزياء (العمليات) وبطاقات الاسم، بالإضافة إلى الأوراق الرسمية، دفاتر IC، وأظرف IC.

· إدارة مخزون مستلزمات المطبخ، وتنسيق إعادة التخزين وضمان وجود منطقة مطبخ منظمة ومجهزة بشكل جيد.

تنسيق السفر واللوجستيات

· الجدولة والتنسيق للمواعيد الطبية لأعضاء الفريق، وتسهيل عملية سلسة للشؤون الصحية.

· حجز تذاكر الطيران وحجوزات الفنادق حسب الحاجة، لضمان ترتيبات سفر فعالة من حيث التكلفة وفعالة.

إعداد وتقديم أوامر الشراء (LPOs) باستخدام نظام Fine Way للشراء الضروري.

تنسيق العمليات واللوجستيات

· التعامل مع جميع طلبات النقل، وتنسيق اللوجستيات وضمان النقل الفوري والفعال لأعضاء الفريق.

· التعاون مع HRD/PRD للحفاظ على تحديث التقويم الشهري، مع تتبع الأحداث والأنشطة المهمة.

· مراقبة وتنظيم غرفة التخزين، لضمان إدارة المخزون بشكل صحيح وتنظيم غرفة التخزين بشكل جيد.

ترتيب جداول طرق السائقين، وتحسين الكفاءة وتلبية احتياجات النقل للمنظمة.

إدارة الحضور