مستشار مبيعات قطع الغيار

Humanity & Inclusion

تحت إدارة مدير المنح، يضمن ضابط التقارير الإدارة الفعالة وفي الوقت المناسب لتقارير المشاريع ويساهم في الحفاظ على الامتثال لمتطلبات المانحين عبر المهمة.

تدعم هذه الوظيفة التنسيق بين فرق المشاريع، والخدمات المشتركة، والمقر؛ تحافظ على معلومات دقيقة ومحدثة عن المنح؛ تساهم في بناء قدرات الموظفين في مجال التقارير والتوثيق؛ وتقوي آليات التواصل الداخلي ومشاركة المعلومات ضمن إطار التمويل المؤسسي.

عن وحدة المنح:

تتولى وحدة المنح، المسؤولة عن التمويل المؤسسي (IFs) وتعمل تحت إدارة المدير الفني للبرنامج. تعمل وحدة المنح عن كثب مع فرق غزة والضفة الغربية في إدارة التمويل المؤسسي، سواء من حيث استراتيجيات تعبئة الأموال، أو تطوير مشاريع جديدة، أو إدارة العقود الموقعة والتقارير.

المسؤوليات/ المهام:

المسؤولية 1: المساهمة في صياغة تقارير المشاريع

• تنسيق مراحل تقرير المشروع:
• تطوير جداول زمنية لكل تقرير، بالتعاون مع الأقسام المختلفة المعنية (العمليات، المالية، اللوجستيات، الوحدة الفنية، الأمن، الموارد البشرية و MEAL، المقر والرابطة الوطنية).
• إعداد قوالب التقارير، بدعم من وحدة المنح
• المساهمة في التنسيق الفعّال بين مديري المشاريع، ومديري المناطق، والمتخصصين الفنيين، ومدير العمليات لجمع المساهمات في التقارير السردية ومراقبة عقود المانحين (يجب تعديل أداة المراقبة المستخدمة على مستوى الإدارة الجغرافية).
• ضمان التنسيق مع الخدمات المشتركة لضمان التناسق العام للتقارير السردية والمالية واكتمال الملاحق.
• ضمان تجميع النسخ السردية للتقارير المؤقتة، الشهرية والنهائية
• ضمان مراقبة الجودة والامتثال للتقارير السردية والملاحق لمتطلبات وإجراءات المانحين.
• تحديث معلومات المنح وعلاقات المانحين بانتظام على منصة إدارة علاقات العملاء (CRM) (منصة CRM قيد التطوير حاليًا).

المسؤولية 2: الامتثال للمانحين

• دعم الفريق في القضايا التعاقدية والتواصل مع المقر/الشركاء: العملية التعاقدية مع الشركاء والأسئلة المتعلقة بقواعد المانحين، بالتنسيق مع مدير الامتثال والمخاطر في المقر و IPO و IPSO (عند الاقتضاء).
• دعم تنظيم اجتماعات بدء المشاريع واجتماعات الإغلاق لجميع الموظفين / الأقسام المعنية لضمان التناسق في فهم تصاميم المنح بين الأقسام وقواعد البيانات، وكذلك لتعزيز تبادل الإنجازات والدروس المستفادة.
• ضمان التواصل والتنسيق المنتظم مع IPSOs و IPOs للرابطة الوطنية، والعمليات، ومدير الامتثال والمخاطر في المقر لجميع التحديثات على قواعد المانحين، واللوائح، والاستراتيجيات أو أي حالات احتيال أو انتهاك لإرشادات المانحين.
• تحديث معلومات المنح الموقعة (بما في ذلك العقود) بانتظام على إدارة علاقات العملاء

المسؤولية 3: بناء القدرات في التقارير

• دعم صياغة وتنظيم التدريب ودعم بناء القدرات لجميع موظفي الميدان بالمنظمة وموظفي الشركاء في HI في تطوير البرامج والتقارير، بالإضافة إلى التوثيق الخاص ببرامج HI.
• تسهيل معرفة موظفي الميدان بمساحات DFI Hinside
• إثارة القضايا المتعلقة بالامتثال بشكل استباقي مع موظفي البرامج ورؤساء الأقسام.
• أرشفة ملاحظات المانحين وتكييف التقارير وفقًا لذلك.

المسؤولية 4: التنسيق الداخلي

• دعم تطوير مواد الاتصال الداخلية والخارجية - اقتراح قنوات وأدوات المعلومات الداخلية
• الحفاظ على تحديث SharePoint وحدة المنح وأرشفة جميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع
• هيكلة ومشاركة المعلومات للتوزيع على المقر والشركاء ومنتديات التنسيق (نشرات إخبارية، عروض تقديمية، فيديوهات، إلخ.)