مراقب وثائق أول

Parsons Corporation

تحت إشراف قليل يؤدي مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم.

يخطط وينظم وينفذ أنظمة لمعالجة الوثائق بكفاءة لجميع الاتصالات، ومستندات الموردين، ومستندات التصميم، ومستندات البناء أو أي مستندات داخلية أو خارجية أخرى.

ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. المسؤول عادة ما يكون مسؤولا عن مشروع صغير إلى متوسط الحجم.

سيكون لديه معرفة بعمليات العمل للتحكم في الوثائق وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

المسؤوليات المحددة:
ينفذ حلول إدارة الوثائق / البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات. يدير تطبيقات إدارة البيانات / الوثائق.
يعالج نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم الوثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد وأي توقيعات ستكون مطلوبة لبعض الموافقات، إلخ) يتم تلبيتها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
يستقبل ويتتبع ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، وتقارير أخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج تقارير باستخدام تطبيقات أتمتة المكتب القياسية أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم. يبدأ ويرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.
يبقى على اطلاع بتقنيات القسم والتقنيات والخدمات ذات الصلة بمجال المسؤولية. يعمل مع موظفين آخرين حسب الحاجة لتطوير وتحسين الخدمات. يستجيب لتغيرات البيئة التكنولوجية ويشارك في أنشطة اتخاذ القرار المتعلقة باحتياجات العملاء.
يوفر المساعدة للمستخدمين في التقاط وتحديد موقع المعلومات الإلكترونية.
يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. قد يقوم بمراجعة النظام أو الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب. يسرع مراجعة وتوقيع الموافقة وإصدار الوثائق التي أنتجها الموردون والداخلية.
يتحقق من متطلبات الاحتفاظ، وينظم فهرسة الوثائق، والتعبئة، والتخزين طويل الأمد أو التخلص من الوثائق المناسبة عند إغلاق المشروع. يدير تدمير الوثائق المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و / أو العميل؛ يوفر المساعدة في استرجاع الوثائق.
يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
يعمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم، والمكتب الرئيسي وموظفي الميدان. يتفاعل مع مجموعات داخل وخارج المنظمة.
يوزع ويوجه أنشطة العمل لفريق التحكم في الوثائق للمشروع.
يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
يساهم كعضو في الفريق يلتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.
يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

التعليم / الخبرة:
شهادة الثانوية العامة (أو ما يعادلها) وعادةً 8+ سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة، بما في ذلك 3+ سنوات من الخبرة السابقة في التحكم في الوثائق.

المهارات / الكفاءات:
إتقان في MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel. تتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية. مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي، والتنظيم، والتفاعل الشخصي، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بشكل فعال مع موظفي المشروع والإدارة.

العلاقات الرئيسية:
الإشراف المستلم - مشرف التحكم في الوثائق؛ مدير المشروع
الإشراف الممنوح - منسقو التحكم في الوثائق ذوو المستوى الأدنى (إرشادات تقنية فقط)
الاتصالات الداخلية - جميع الموظفين في المشروع؛ جميع التخصصات الهندسية
الاتصالات الخارجية - العميل؛ الموردون