مساعد تنفيذي أول

Talentmate

تلعب مساعد التنفيذي الأول دورًا حاسمًا في تسهيل العمليات اليومية السلسة من خلال توفير دعم إداري شامل للمديرين التنفيذيين على أعلى مستوى. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا للغاية يمكنه التعامل مع المواد السرية بأقصى قدر من الحذر. سيتوقع المرشح الناجح احتياجات المديرين التنفيذيين ويتولى المهام بأقل قدر من الإشراف. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا أول، ستعمل كشريك للمديرين التنفيذيين وستكون مسؤولاً عن إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وضمان الوفاء بجميع التزامات التنفيذيين بدقة وفي الوقت المناسب. سيكون دورك حاسمًا في تبسيط العمليات والمساهمة في الكفاءة العامة لفريق العمل التنفيذي. من خلال مهارات التواصل والتفاعل القوية، ستعمل كحلقة وصل حيوية بين المديرين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين.

• تنسيق وإدارة جداول العمل التنفيذية التفصيلية، مع إعطاء الأولوية للاجتماعات بناءً على العجلة والأهمية.
• تنظيم وإعداد المواد المطلوبة للاجتماعات، وضمان أن يكون المديرون التنفيذيون مستعدين جيدًا مسبقًا.
• تكون نقطة الاتصال الرئيسية وحلقة التواصل للتفاعلات على مستوى التنفيذيين.
• الحفاظ على المعلومات الحساسة والتعامل معها بأعلى مستوى من السرية والنزاهة.
• التخطيط الاستراتيجي وترتيب السفر المحلي والدولي، بما في ذلك جداول الرحلات والإقامة.
• تسهيل التواصل الفعال والتعاون بين أعضاء الفريق التنفيذي والأقسام.
• الإشراف على المشاريع الخاصة وإعداد التقارير حسب متطلبات القيادة التنفيذية.
• إدارة وتنسيق موارد المكتب والإمدادات والخدمات بشكل فعال وكفء.
• المساعدة في صياغة وتحرير مستندات متنوعة، بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
• تطوير وتحليل والحفاظ على أنظمة الأرشفة لضمان الاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة.
• توقع ومعالجة احتياجات المديرين التنفيذيين قبل المواعيد النهائية لضمان سير العمليات بسلاسة.
• دعم التخطيط والتنسيق للأحداث التجارية عالية المستوى واجتماعات الشركة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة مفضل.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دعم التنفيذيين في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات تنظيم استثنائية وقدرة على تنفيذ مهام متعددة مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• مهارات كتابة وتواصل شفوي ممتازة ضرورية للوظيفة.
• الإتقان في مجموعة Microsoft Office وغيرها من تطبيقات البرامج ذات الصلة بالأعمال.
• القدرة على إدارة المعلومات الحساسة والسرية باحترافية وحذر.
• مهارات مثبتة في حل المشكلات مع القدرة على اتخاذ القرارات بشكل مستقل.