المساعد الإداري - المنسق

Injaz Digital

ملخص الوظيفة:

المساعد الإداري - المنسق يقدم دعمًا أساسيًا لضمان التشغيل الفعال للمكتب و/أو القسم. تتضمن الوظيفة التعامل مع المعلومات الحساسة، وتنسيق أنشطة الموارد البشرية والدعم في عمليات التوظيف، وضمان مستويات عالية من التنظيم والتواصل والاحترافية.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري:

• إدارة وصيانة الجداول، المواعيد، والتقاويم لأعضاء الفريق أو المديرين.
• إعداد وتحرير وتوزيع المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية.
• تنظيم وصيانة أنظمة ملفات مادية ورقمية لضمان الوصول والسرية.
• التعامل مع المكالمات الواردة والصادرة، والبريد الإلكتروني، وغيرها من الاتصالات بشكل احترافي وسريع.
• إدخال وتحديث وصيانة البيانات في قواعد البيانات أو جداول البيانات بدقة.
• إنشاء تقارير وملخصات لمراجعة الإدارة.
• إجراء أبحاث أساسية وتجميع المعلومات عند الحاجة.

دعم التوظيف:

• المساعدة في نشر إعلانات الوظائف على لوحات الوظائف، ومواقع الشركات، ومنصات أخرى.
• تنسيق جداول المقابلات والتواصل مع المرشحين.
• المساعدة في عملية التوجيه من خلال إعداد المواد وضمان إكمال الموظفين الجدد للوثائق اللازمة
• دعم مشاريع الموارد البشرية كما تم تكليفه من قبل مدير الموارد البشرية.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات والأحداث المتعلقة بالموارد البشرية.
• المساعدة في تنظيم أنشطة المشاركة للموظفين، وجلسات التدريب، وأحداث بناء الفريق.