مساعد إداري علاقات عامة

Airbus

نحن نبحث عن فرد موثوق للغاية ومنظم يتمتع بمهارات تواصل رائعة للانضمام إلى فريقنا كمساعد إداري/ مسؤول العلاقات العامة.

هذه وظيفة بدوام كامل، مستوى مبتدئ، ومقرها في مكتبنا في منطقة مطار دبي الحرة. توفر الوظيفة عقدًا دائمًا وتتطلب الحضور اليومي في الموقع.

تتعلق هذه الوظيفة بمساعدة المسؤول الإداري الأول في الإدارة اليومية للخدمات الإدارية لموظفي إيرباص في أفريقيا والشرق الأوسط داخل دافزا وجميع السلطات المعنية داخل أو خارج الإمارات العربية المتحدة (الهجرة، القنصليات، البلدية، هيئة الطيران المدني، إلخ).

المسؤوليات الرئيسية:

• معالجة طلبات التأشيرات عبر الإنترنت
• إدارة المحفظة الإلكترونية وتجميع تقارير النفقات حسب متطلبات قسم المالية
• مساعدة قسم المشتريات في عمليات الشراء المختلفة من خلال رفع أوامر الشراء عبر نظام SAP
• إدارة نظام تخصيص أماكن وقوف السيارات للشركة
• إدارة بطاقات العمل وأوامر الطباعة الأخرى
• إعداد تصاريح الدخول وأذونات أخرى للزوار
• دعم المسؤول الإداري الأول في تخطيط وتنظيم الفعاليات والنشاطات الخاصة بالشركة
• تقديم الدعم الاحتياطي للمسؤول الإداري الأول والموظفين السكرتاريين الآخرين خلال الغيابات أو الإجازات
• إدارة طلبات التأمين الطبي والإلغاءات؛ تحديث قائمة التعداد أثناء التجديدات
• جمع وصيانة ومراجعة بيانات الموظفين للتقارير الداخلية، المساعدة في تطوير أو تحسين تنسيقات التقارير والتحقق من المعلومات
• المساعدة في المهام الإدارية المتعلقة بالموارد البشرية ومشاريع التوظيف
• أداء الواجبات الكتابية العامة، بما في ذلك الأرشفة، المسح الضوئي، النسخ، والأرشفة
• تنفيذ مهام إدارية أخرى كما هو مطلوب

متطلبات الوظيفة:

• درجة أو دبلوم وخبرة عمل لا تقل عن 3 سنوات ذات صلة في دبي
• معرفة عملية بقوانين وإجراءات الهجرة في الإمارات العربية المتحدة
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية أمر ضروري
• التحدث والكتابة باللغة العربية ميزة كبيرة
• مهارات تنظيمية وشخصية جيدة مطلوبة بشدة.
• إجادة متقدمة في استخدام تطبيقات MS Office مثل Excel وPowerpoint أو G-Suite (Google Sheets وGoogle Slides)