مساعد اداري

Talentmate

بصفتك مساعد إداري، تلعب دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات اليومية للمكتب بسلاسة من خلال تقديم دعم إداري شامل. تتطلب هذه الوظيفة فردًا دقيقًا ومنظمًا لديه مهارات اتصال ممتازة وقدرة على تعدد المهام. ستكون مسؤولاً عن إدارة الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات، وضمان أن الأنشطة الإدارية تسير بكفاءة. يجب أن يكون المرشح المثالي لديه نهج استباقي لحل المشكلات مع قدرة قوية على اتخاذ القرارات وقدرة مثبتة على المساهمة بشكل إيجابي في ديناميكيات الفريق. دورك حاسم في الحفاظ على بيئة مكتبية منظمة، وتسهيل سير العمل بكفاءة، ودعم زملائك لتحقيق الأهداف التنظيمية.

• إدارة وصيانة جداول التنفيذيين، والمواعيد، وترتيبات السفر بكفاءة.
• التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والرسائل، والطرد.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات، والمؤتمرات، وفعاليات المكتب مع انتباه للتفاصيل.
• إعداد وتحديث الوثائق، والعروض التقديمية، والتقارير حسب متطلبات الإدارة.
• الحفاظ على نظم حفظ الملفات المكتبية سواء الرقمية أو الورقية، مع ضمان الدقة والسرية.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأفراد الداخليين المناسبين بفعالية.
• ضمان الحفاظ على مخزون المستلزمات المكتبية وتجديد المخزون حسب الضرورة.
• المساعدة في إعداد ومعالجة الفواتير وتقارير النفقات بسرعة.
• إجراء بحث وتجميع البيانات للمشاريع الخاصة أو التقارير حسب التوجيهات.
• دعم وظائف الموارد البشرية مثل جدولة المقابلات وتوظيف موظفين جدد.
• ضمان الامتثال لسياسات وممارسات الشركة في جميع الأنشطة الإدارية.
• أداء مهام إدارية أخرى كما هو موكل لتسهيل عمليات المكتب بكفاءة.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة مشارك في إدارة الأعمال.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور إداري مشابه.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office والبرامج الأخرى ذات الصلة بإدارة المكتب.
• مهارات تنظيم ممتازة مع انتباه كبير للتفاصيل وإدارة الوقت.
• مهارات الاتصال الشفوية والكتابية القوية ضرورية لهذا الدور.
• القدرة على تعدد المهام بفعالية وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الخطى.
• مهارات مثبتة في حل المشكلات والقدرة على استخدام الحكم السليم.
• مستوى عالٍ من النزاهة والسرية في التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك في بيئة فريق تعاونية.