المدير المساعد - خدمات الأفراد

Al Ghurair

وصف الوظيفة المساعد المدير - خدمات الأفراد مسؤول عن إدارة وحدات الأعمال المتعددة ضمن خدمات P&c المشتركة، والإشراف على العمليات الحيوية مثل التوظيف، وإنهاء الخدمة، وتجديد التأشيرات، مع ضمان الامتثال لمستويات الخدمة لتلبية معايير المنظمة. تتضمن هذه الوظيفة العمل مع وحدات الأعمال المختلفة، والتكيف مع احتياجاتها المحددة بناءً على طبيعة العمل. سيتولى المساعد المدير إدارة عموديات متعددة وتقديم الدعم الأساسي لخدمات P&c المشتركة لضمان كفاءة العمليات عبر الوظائف. بالإضافة إلى ذلك، تتضمن هذه الوظيفة إدارة العلاقات مع الأطراف المعنية الرئيسية، مثل شركاء الأعمال في الموارد البشرية، والمالية، والموظفين، وأقسام أخرى، لضمان التنسيق السلس وتقديم الخدمة الفعالة. تعتبر هذه الوظيفة ضرورية للحفاظ على الكفاءة العامة لخدمات الأفراد، مع التركيز على الدقة، والامتثال، والتفوق في الخدمة خلال وبعد انتقال النظام. المسؤوليات التشغيلية إدارة وككون نقطة الاتصال الوحيدة لعمليات التوظيف وإنهاء الخدمة من البداية إلى النهاية، وضمان استكمال جميع الخطوات بكفاءة وامتثال لسياسات المنظمة والمتطلبات القانونية. ضمان استكمال جميع الوثائق والعمليات اللازمة للتوظيف الجديد والموظفين المغادرين، بما في ذلك معالجة التأشيرات، وسجلات الموظفين، وتحديثات النظام. الإشراف على عملية تقديم طلبات التأشيرات/تجديدها، والتنسيق مع إدارة العلاقات الحكومية لضمان معالجة في الوقت المناسب. يشمل ذلك الانتهاء السريع من الفحوصات الطبية، وإصدار بطاقة الهوية الإماراتية، وختم التأشيرات، والعمل عن كثب مع كل من الموظفين وإدارة العلاقات الحكومية. إدارة عملية تجديد التأشيرات للموظفين، وضمان التقديم في الوقت المناسب للوثائق والامتثال للمتطلبات التنظيمية لتجنب التأخيرات أو التعقيدات القانونية. ضمان أن جميع أنشطة خدمات الأفراد، بما في ذلك التوظيف، وإنهاء الخدمة، وتجديد التأشيرات، وغيرها من الخدمات، تلبي أو تتجاوز معايير اتفاقية مستوى الخدمة. التعاون مع شركاء الأعمال في الموارد البشرية، والمالية، وغيرهم من الأطراف المعنية الرئيسية لتسهيل التواصل والتنسيق السلس عبر الأقسام. ضمان توافق أنشطة خدمات الأفراد مع احتياجات العمل والأهداف، وتقديم التحديثات والتقارير المنتظمة للأطراف المعنية ذات الصلة. الإشراف على إدارة سياسات التأمين على الحياة الجماعي والتأمين الطبي، مع ضمان التسجيل في الوقت المناسب، والتجديد، ومعالجة المطالبات. التنسيق مع مقدمي التأمين والموظفين لحل أي مشاكل أو تناقضات. إدارة عملية الفوترة للتأمين الطبي، ونفقات السفر، والمدفوعات الأخرى المتعلقة بخدمات الأفراد، مع ضمان التقديم في الوقت المناسب والمتابعة مع المالية لمعالجة المدفوعات. تتبع وتسوية المدفوعات لضمان الدقة والامتثال لسياسات المنظمة التعامل مع استفسارات الموظفين المتعلقة بخدمات الأفراد، وتقديم حلول سريعة ودقيقة. مراجعة وتحسين عمليات خدمات الأفراد بشكل مستمر لتعزيز الكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتحسين تجربة الموظف بشكل عام. ضمان امتثال جميع أنشطة خدمات الأفراد للمعايير القانونية والتنظيمية و معايير الشركة ذات الصلة. تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة حول المقاييس الرئيسية، بما في ذلك تجديدات التأشيرات، والتوظيف، وإنهاء الخدمة، والامتثال لاتفاقيات مستوى الخدمة، وإدارة الاستفسارات سيتولى المساعد المدير إدارة عموديات متعددة ودعم خدمات P&c المشتركة لضمان عمليات سلسة عبر جميع المجالات. إدارة الأفراد إدارة الفريق: إدارة العمليات اليومية لفريق خدمات الأفراد، وضمان توزيع العمل بفاعلية، ومراقبة الأداء، وتعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية. تقديم الإرشاد، والتوجيه، والتدريب لأعضاء الفريق حسب الحاجة. معالجة مخاوف الفريق أو النزاعات بسرعة واحترافية، وتعزيز بيئة عمل صحية حيث يتم حل القضايا بشكل بناء. تشجيع الابتكار وتحسين العمليات داخل الفريق لتبسيط العمليات، وزيادة الكفاءة، وتعزيز تقديم الخدمة. تسليم المنتج/العملية ممارسات العمل المرنة: السعي المستمر لتنفيذ طرق عمل أكثر كفاءة، وتوجيه الفريق في اعتماد طرق توفير الوقت وتعزيز ثقافة التحسين المستمر. إدارة اتفاقية مستوى الخدمة: ضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب، والامتثال أو تجاوز اتفاقيات مستوى الخدمة، مع معالجة أي تأخيرات محتملة في الخدمة مسبقًا. تحسين العمليات: تقييم سير العمل الحالي بانتظام لتحديد مجالات التحسين. دفع تحسينات العملية واستغلال الأتمتة لتحسين الكفاءة وجودة الخدمة العامة في خدمات الأفراد. شغوف بالتكنولوجيا: البقاء استباقيًا في تعلم أنظمة وتقنيات جديدة. مشاركة هذه المعرفة مع الفريق من خلال تقديم التدريب، مما يساعدهم على البقاء على اطلاع وتحسين قدراتهم التقنية. المؤهلات التعليم والشهادات الفنية درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال/الموارد البشرية المعرفة والمهارات فهم عميق لنماذج تقديم خدمات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف، وإنهاء الخدمة، وإدارة دورة حياة الموظف، والامتثال للسياسات. فهم قوي لقوانين العمل، ومتطلبات الامتثال، وسياسات التوظيف، مما يضمن التزام جميع عمليات الموارد البشرية بالمعايير القانونية عبر مناطق متعددة إتقان مجموعة Microsoft Office، ومنصات تكنولوجيا الموارد البشرية، ومعرفة متقدمة بالأدوات مثل Excel لتحليل البيانات مهارات اتصال قوية مع نهج تعاوني. مهارات لغة، قيادة، وشخصية ممتازة. الخبرة الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة كأخصائي موارد بشرية أو ضمن خدمات P&c المشتركة، مع سجل حافل مثبت في قيادة الفرق في صناعات كبيرة. خبرة في التعامل مع أي عمليات إدارة التغيير، بما في ذلك توجيه الفرق خلال الانتقالات مثل انتقال الأنظمة، إلخ.