مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

يقوم بأداء مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم. يدير ويحدث نظام التحكم في الوثائق لضمان تسجيل وصيانة الوثائق الإدارية العامة و الوثائق الفردية للمشاريع بشكل صحيح، يتم نقل الطلب للحصول على معلومات والرد عليه، ويتم تسجيل الموافقات أو رفض الموافقات وإيصالها عبر Aconex. ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، والتخصصات الهندسية، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون المسؤول عن مشروع صغير الحجم. سيكون لديه معرفة بعمليات العمل للتحكم في الوثائق وكذلك استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق. يقوم بمعالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد ومن هي التوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، إلخ) بشكل مرضي طوال مدة المشروع. يستقبل ويتتبع ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج تقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر الأخرى الخاصة بأتمتة المكتب أو القسم. ينشئ سجلات الوثائق لتتبع معالجة وثائق التحكم المحددة. ينشئ أنظمة وإجراءات لتتبع معالجة الوثائق مثل المراسلات، والمحاضر، والتقارير، وطلبات الدفع، وإشعارات التغيير، وأوامر التغيير، والمطالبات، وطلبات المعلومات، والتقديمات، والجداول الزمنية، إلخ. يقوم بتنفيذ نظام محوسب للتحكم في الوثائق. يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. يسرع مراجعة الموافقة على التوقيع وإصدار الوثائق التي ينتجها الموردون والداخلية. قد يقوم ببعض المهام الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمة المراسلة، إلخ. يؤدي مهامًا أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات. يساهم كعضو في الفريق موجه بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.