مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• الحفاظ على أرشيف منظم.

• ضمان تتبع جميع السجلات.

• تتبع المقدمات والموافقات.

• الحفاظ على جاهزية التدقيق.

• إعداد تقارير فجوات الوثائق.

• تنسيق لجمع الوثائق المفقودة.

• التحكم في نسخ الوثائق.

• تنظيم الملفات الفيزيائية والرقمية.

• دعم مراجعات التدقيق.

• الحفاظ على ضوابط السرية.

• تتبع المراسلات.

• إعداد ملخصات حالة الوثائق.

• يضمن أن المتطلبات المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد وتوقيع أي توقيعات ستكون مطلوبة لموافقات معينة، إلخ) يتم تلبيتها بشكل مرضي طوال مدة المشروع.

• يحافظ على نظام توزيع البيانات المعتمد والجدول الزمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والمورد. قد يتم تعديل النظام أو الجدول الزمني حسب الحاجة لضمان الموافقات والتوزيع في الوقت المناسب.

• يسرع مراجعة وتوقيع الموافقة وإصدار وثائق المشروع التي تنتجها الموردين والداخلية.

• يؤسس ويحافظ على الملفات والفهارس المحوسبة للوثائق الهندسية النشطة. ينتج تقارير إلكترونية/نسخ مطبوعة حسب الحاجة من قبل المشروع أو الإدارة.

• يحدد من العميل ما هو المطلوب؛ يجمع البيانات اللازمة؛ يشرف على إعداد الأغطية، والعلامات، إلخ؛ يؤمن الموافقة من العميل؛ ويضمن النسخ والتجميع في الوقت المناسب.

• إعداد الإرساليات للوثائق الهندسية والمشتريات.

• يحضر اجتماعات المشروع، حسب الحاجة، لإعطاء حالة المشتريات أو الوثائق الأخرى وللبقاء على اطلاع على حالة المشروع.

• قد ينظم التحركات، ووضع المكاتب/الملفات، والهاتف، إلخ.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة بكاليوس مع 7 سنوات من الخبرة

• الكتابة باللغة العربية والإنجليزية بالإضافة إلى مهارات جيدة في التواصل.

• مهارات لوحة المفاتيح المتقدمة ومعرفة عملية بنظام MS Windows والبرامج ذات الصلة بمعالجة الكلمات، وجداول البيانات، وبرامج قواعد البيانات مطلوبة. قد تتطلب بعض المهام معرفة بنظام EDMS (نظام إدارة الوثائق الإلكترونية) و DMCS (نظام التحكم في الوثائق والمواد).

ما المهارات المرغوبة التي ستجلبها:

• فهم كيفية تحديد والتعامل مع الرسومات وغيرها من الوثائق الهندسية التقنية مطلوب أيضًا.

• مهارات جيدة في الكتابة والتحدث والتواصل والتنظيم، فضلاً عن القدرة المثبتة على العمل كجزء من فريق، هي متطلبات أساسية.