مساعد تنفيذي

Client of Talentmate

دور المساعد التنفيذي حاسم في تسهيل العمليات السلسة داخل المنظمة. يقدم المساعدون التنفيذيون دعمًا إداريًا عالي المستوى من خلال إجراء الأبحاث، وإعداد التقارير، والتعامل مع طلبات المعلومات، وأداء وظائف كتابية مثل الرد على الهواتف، وجدولة الاجتماعات، وإدارة ترتيبات السفر. يعملون كالشخص الموثوق به للمديرين التنفيذيين، مما يساعدهم على إدارة وقتهم بشكل فعال وتحديد أولويات عبء العمل. سواء كان ذلك تنسيق الجداول المعقدة، أو إدارة الاتصالات التنفيذية، أو دعم مبادرات إدارة المشاريع، فإن المساعدين التنفيذيين هم جزء لا يتجزأ من ضمان أن يعمل الفريق التنفيذي بسلاسة وكفاءة. إذا كنت منظمًا، وتولي اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل، وقادرًا على إدارة مسؤوليات متعددة بسهولة، فقد تكون هذه الوظيفة مناسبة تمامًا لك.

المسؤوليات

• تنظيم وتنسيق جداول ومواعيد شاملة للمديرين التنفيذيين.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.
• إجراء الأبحاث، وتجميع البيانات، وإعداد الأوراق للاعتبار والعرض.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات التنفيذية، مما يضمن سير العمليات بسلاسة.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية.
• العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين بشكل فعال.
• إدارة ترتيبات السفر بما في ذلك حجز الرحلات، والفنادق، ووسائل النقل.
• الإشراف على وإدارة المشاريع الخاصة كما هو موجه من قبل الفريق التنفيذي.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والمراعاة عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المساعدة في تخطيط الميزانية، والتتبع، وإعداد تقارير النفقات بكفاءة.
• إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• دعم عمليات التوظيف وتوجيه الموظفين الجدد كما هو مطلوب.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور إداري ذي صلة.
• متمكن في مجموعة Microsoft Office ومريح في استخدام التكنولوجيا والبرامج.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية، مع اهتمام بالتفاصيل.
• قدرات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي، بما في ذلك مهارات نحوية قوية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل مناسب.
• قابلية عالية للتكيف مع قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة في آن واحد.
• مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل بشكل مستقل.