مساعد الموارد البشرية

International Organization for Migration

دعم عمليات التوظيف في المكتب من خلال تنسيق نشر إشعار الشغور/إشعار الشغور الخاص، استلام وفرز الطلبات، ترتيب المقابلات والاختبارات، إعداد جميع الوثائق والمواد المطلوبة، إرسال الاتصالات للمرشحين، الاتصال بأصحاب العمل السابقين للتحقق من المراجع وأي نشاط ذي صلة كما هو محدد.

تنفيذ الأنشطة السابقة للتوظيف مثل إعداد وثائق بدء العمل (EOD) وجمع الوثائق الداعمة، تنسيق الفحوصات الطبية لـ EOD، المتابعة مع الخدمات الطبية بشأن التصريحات الطبية، تنسيق جلسات الإرشاد، الترتيب لإحاطات الأمن والفحوصات الطبية، الإدراج في خطط التأمين حسب الاقتضاء، إنشاء ملف شخصي، إلخ.

أداء الدور (الأدوار) المحددة في نظام الموارد البشرية التنظيمي، مع إيلاء اهتمام خاص لتناسق البيانات ودقتها؛ إدخال وصيانة البيانات بناءً على الموافقات والوثائق الداعمة؛ مراقبة والمتابعة بشأن الوضع التعاقدي والحقوق وإنتاج التقارير وغيرها من الوثائق المتعلقة بالموارد البشرية.

أداء دور مسجل الوقت؛ الحفاظ على تحديث وتسوية حصص الإجازات بناءً على الوثائق الداعمة؛ إنتاج وتحرير التقارير المتعلقة بالإجازات؛ الرد على الأسئلة العامة المتعلقة بإدارة الإجازات؛ توجيه الموظفين بشأن إجراءات الطلب والموافقة في النظام.

دعم عمليات الفصل، التصنيف، إعادة التصنيف والترقية من خلال جمع الوثائق اللازمة، صياغة النماذج، إجراء الحسابات الأساسية، الحصول على الموافقات والتنسيق مع الوحدات المعنية في المكتب الإقليمي والمراكز الإدارية.

تحديث وصيانة أنظمة الأرشفة الإلكترونية والفيزيائية في الوحدة بما في ذلك ملفات الموظفين مع جميع الوثائق الداعمة، ملفات التوظيف، سياسات الموارد البشرية، اللوائح، الإرشادات والكتيبات، الضوابط الداخلية، إلخ.

صياغة شهادات العمل، الإشعارات، الرسائل، التقارير، العروض التقديمية، الرسوم البيانية، إلخ.; تحديث الهيكل التنظيمي ودعم تقديم الوثائق في الوقت المناسب.

دعم تنظيم الاجتماعات، الأنشطة التدريبية وغيرها من الفعاليات المتعلقة بالموارد البشرية من خلال تنفيذ الأنشطة اللوجستية مثل ترتيب مرافق الاجتماعات والمعدات والمواد، إعداد المراسلات وصياغة وتجميع الوثائق.

الرد على الاستفسارات العامة المتعلقة بسياسات الموارد البشرية والتعليمات والإجراءات.

أداء واجبات أخرى ذات صلة كما هو محدد.