مدير إداري المكتب

AlexEnergy Administrative

يضمن مدير المكتب سير العمل اليومي بسلاسة وكفاءة في مكتب الإسكندرية. تدعم هذه الوظيفة جميع الأقسام من خلال إدارة العمليات المكتبية، وتنسيق المهام الإدارية، والحفاظ على بيئة عمل منظمة ومنتجة. مدير المكتب هو نقطة الاتصال للموظفين الداخليين والموردين ومقدمي الخدمات.

المسؤوليات الرئيسية

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب وضمان بيئة عمل احترافية.
• إدارة مستلزمات المكتب، والمخزون، والمعدات؛ وضمان التجديد والصيانة في الوقت المناسب.
• التنسيق مع الموردين، والحرفيين، وعمال النظافة، وإدارة المرافق للصيانة والخدمات وإعداد المكتب.
• دعم مدير العمليات بالمهام الإدارية والمتابعة التشغيلية.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المكتبية (رقميًا وفعليًا) وضمان تنظيم الوثائق.

دعم الموظفين والتواصل

• تقديم الدعم كنقطة الاتصال الأولى لطلبات الموظفين المتعلقة بالمكتب والاحتياجات الإدارية.
• تنسيق الاتصالات الداخلية، وجدول الاجتماعات، وتقويمات المكتب.
• مساعدة الموارد البشرية في المهام الإدارية الأساسية مثل جداول الحضور، ولوجستيات توجيه الموظف الجديد، والوثائق (إذا طلبها مدير الموارد البشرية).
• المساعدة في إعداد غرف الاجتماعات، وغرف التدريب، وضمان الجاهزية للمقابلات أو جلسات التوجيه.

إدارة الموردين والمشتريات

• إدارة العلاقات مع الموردين لمفروشات المكتب، والمرافق، والقرطاسية، وخدمات التنظيف، واحتياجات التشغيل الأخرى.
• الحصول على المقترحات ومقارنتها، وإعداد طلبات الشراء، ودعم عمليات الشراء.
• تتبع الفواتير والتنسيق مع المالية أو العمليات للمتابعة بشأن المدفوعات.

إعداد المكتب والمرافق

• دعم الإعداد التشغيلي لمناطق المكتب الجديدة أو التوسعات (المقاولين، إعداد تكنولوجيا المعلومات، توصيلات الأثاث).
• ضمان الامتثال لمعايير السلامة، والنظافة، وجاهزية مكان العمل.

المؤهلات والمهارات

• خبرة سابقة كمدير مكتب أو منسق إداري أو دور مشابه.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على multitasking.
• مهارات تواصل ممتازة وسلوك مهني.
• مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على العمل تحت الضغط.
• فهم أساسي لتدفقات العمل في الموارد البشرية والعمليات هو ميزة.
• إجادة استخدام MS Office (Word، Excel، Outlook).