مدير مكتب

LEDFlex Group

نظرة عامة على الوظيفةسيكون مدير المكتب مسؤولًا عن ضمان سير العمل اليومي بسلاسة في المكتب، والإشراف على العمليات الإدارية، وإدارة مستلزمات المكتب وعلاقات البائعين، وتسهيل عمليات الموارد البشرية، والحفاظ على الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية في مكتب دبي. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرات شخصية قوية، ونهج استباقي لحل المشكلات.المسؤوليات الرئيسيةإدارة المكتب والعملياتتسهيل جميع التسجيلات الحكومية المتعلقة بالشركة وتجديدها.الإشراف وإدارة جميع عمليات المكتب اليومية، بما في ذلك المستلزمات، والمعدات، وصيانة المنشآت.ضمان أن المكتب منظم جيدًا وآمن ومتوافق مع لوائح الصحة والسلامة.تنسيق تخطيط المكتب، وترتيبات الجلوس، والتحسينات.الحفاظ على عقود البائعين والعلاقات (التنظيف، الصيانة، الدعم الخارجي لتكنولوجيا المعلومات، إلخ).تحديد فرص توفير التكاليف.ضمان مكان عمل آمن وصحي من خلال تنسيق برامج السلامة والاستجابة بفعالية للحوادث أو الطوارئ.الدعم الإداريالإشراف على جميع الموظفين الإداريينإدارة المراسلات، والتقارير، والوثائق، وأنظمة الأرشفة (مادية ورقمية).دعم المديرين ورؤساء الأقسام في الجدولة، وترتيبات السفر، وتنسيق الاجتماعات.معالجة المعلومات السرية بحذر.المالية ومراقبة الميزانيةمراقبة ميزانية المكتب والنفقات؛ إعداد تقارير النفقات.الإشراف على شراء مستلزمات المكتب، وضمان كفاءة التكلفة.التواصل مع المالية لإدارة النقدية الصغيرة، والفواتير، والمصاريف المستردة.الرواتب والمزاياالإشراف على معالجة الرواتبإدارة برامج مزايا الموظفين (الرعاية الصحية، التأمينات، إلخ)متابعة حضور الموظفين والإجازاتالموارد البشرية ودعم الموظفينالإشراف على طلبات التوظيف، التعامل مع جميع عمليات التوظيف، والتوجيه، والحفاظ على سجلات الموظفين.إدارة ميزانية قسم الموارد البشرية والمكتبإنشاء وصيانة صلة مقاييس أداء الموظفينإعداد تقارير عن مقاييس الموارد البشرية والمكتبتنسيق تدريب الموظفين، ومراجعات الأداء، والمبادرات الاجتماعية.ضمان الامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.كونك نقطة اتصال لاستفسارات الموظفين بشأن سياسات وإجراءات المكتب.إدارة برامج المزايا والإجازاتالتعامل مع النزاعات بين الموظفين، والإجراءات التأديبية، والفصلالحفاظ على سجلات تتعلق بالموارد البشرية والمكتبالتواصل والتنسيقالحفاظ على تواصل فعال بين الإدارة والموظفين.تنظيم اجتماعات الموظفين، والفعاليات، وأنشطة بناء الفريق.إدارة المكالمات الواردة، والزوار، والاستفسارات العامة.إدارة السياسات والعملياتتطوير وتنفيذ وتحديث سياسات وإجراءات المكتب.ضمان الالتزام بمعايير الشركة، والسرية، وممارسات حماية البيانات.توصية وتنفيذ تحسينات لكفاءة المكتب.المتطلبات والمهاراتمهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.الاهتمام بالتفاصيل مع دقة عالية في إدخال البيانات.كونك استباقيًا ومرنًا.مهارات شخصية جيدة وسلوك مهني.القدرة على العمل بمفردك وكجزء من فريق.موقف إيجابي.نهج منظم، مركز، ودقيق في العمل مع اهتمام قوي بالتفاصيل.تجربة في استخدام Microsoft Office و Microsoft Dynamics تعتبر ميزة.ما ستحصل عليه من العمل مع LEDFLEXالراتب يعتمد على الخبرة، قابل للتفاوضتأمين طبي ممتاز (يشمل الأسنان والبصر)ساعات عمل مرغوبة (الاثنين - الجمعة، 8:30 صباحًا - 5:30 مساءً)بدل تذكرة طائرة سنوية إلى البلد الأمإجازة سنوية وفقًا لقانون الإمارات العربية المتحدة