مدير المكتب / العمليات

Client of MENA Recruit Pty Ltd

المسؤوليات الرئيسية:

A. إدارة المكاتب والمرافق

1. الإشراف على التشغيل اليومي لمكتب دبي (JLT ولاحقًا DIFC).
2. إدارة الاستقبال، وغرف الاجتماعات، واللوازم المكتبية، والموردين، والصيانة.
3. تنسيق الانتقالات، والتجهيزات، والتخطيط لمكان العمل مع توسع الفريق.

B. الموارد البشرية وعمليات الأشخاص

1. دعم عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك العروض، وعقود العمل، والتوظيف، والفصل.
2. الحفاظ على ملفات الموارد البشرية، وسجلات الإجازات، وبيانات الموظفين وفقًا للوائح الإماراتية.
3. التنسيق مع مسؤول العلاقات العامة / الشركاء الخارجيين بشأن التأشيرات، وبطاقات العمل، والوثائق الحكومية الأخرى.
4. تنسيق دورات مراجعة الأداء ولوجستيات التدريب حسب الحاجة.

C. العمليات والدعم التنفيذي

1. العمل كنقطة تنسيق مركزية بين القيادة، والموظفين، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
2. المساعدة في السفر، والمسارات، والنفقات، وإدارة المواعيد للمديرين التنفيذيين حسب الحاجة.
3. دعم تنفيذ السياسات، والإجراءات، والضوابط الداخلية عبر المكتب.

D. العلاقات العامة، الاتصالات والثقافة

1. المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية، وأنشطة الفريق، وغداء العملاء.
2. دعم مبادرات العلاقات العامة للشركات وتمثيل العلامة التجارية (مثل المؤتمرات، وزيارات الشخصيات المهمة).
3. تعزيز بيئة مكتبية إيجابية ومهنية تتماشى مع المعايير الدولية للمجموعة.

E. الإدارة والتقارير

1. إعداد التقارير، والعروض التقديمية، ووثائق الإدارة.
2. إدارة المراسلات الواردة، وتوجيه العقود الأساسية / اتفاقيات عدم الإفشاء، ومراقبة الوثائق.
3. تتبع الميزانيات والفواتير المتعلقة بالمكتب، مما يضمن عمليات فعالة من حيث التكلفة.