كتابة احترافية GREEN MOUNTAINS ENVIRONMENT AND TRANSPORTS SERVICES - SOLE PROPRIETORSHIP L.L.C.

1. الغرض

لتعريف العملية خطوة بخطوة لجميع أنشطة تأشيرات الموظفين، والعمالة، والعقود، والوثائق الحكومية، وأنشطة PRO المتعلقة بالشركة من الانضمام إلى الانفصال، مع ضمان الامتثال في الوقت المناسب لمتطلبات وزارة الموارد البشرية والتوطين، ICP، KEZAD، TAMM، وغيرها من متطلبات السلطات في الإمارات العربية المتحدة.

1. تنسيق الموارد البشرية - PRO

• ترسل الموارد البشرية الطلب مع المستندات الداعمة، تفاصيل الموظف، والموافقات المطلوبة.

• يتحقق PRO من اكتمال الوثائق، وصلاحيتها، والسلطة/البوابة الصحيحة للتقديم.

• يقدم PRO، ويتابع، ويحدث الموارد البشرية بحالة، ويقوم بتسجيل الحالة المكتملة في المتتبع وسجلات الموظف/الشركة.

1. عملية دورة حياة الموظف

A. تأشيرة العمل الجديدة - أبوظبي

• جمع مستندات المرشح: نسخة من جواز السفر، صورة، مستندات تعليمية إذا لزم الأمر، إثبات إلغاء/خروج سابق، وأي متطلبات خاصة بالمشروع.

• التحقق من صلاحية جواز السفر، فئة الموظف، المسمى الوظيفي، وموافقة الإدارة الداخلية قبل بدء الطلب.

• التحقق من حصة العمالة / أهلية المؤسسة في نظام وزارة الموارد البشرية والتوطين قبل التقديم.

• معالجة طلب تصريح العمل في وزارة الموارد البشرية والتوطين وإنشاء خطاب العرض الرسمي لقبول/توقيع الموظف.

• تقديم طلب تصريح الدخول / التأشيرة الإلكترونية من خلال قناة الهجرة بعد الموافقة على العمالة.

• تنسيق وصول الموظف أو معالجة حالة داخل الإمارات حسب الاقتضاء.

• ترتيب اختبار اللياقة الطبية وتقديم طلب الحصول على هوية الإمارات/البيانات البيومترية.

• إصدار/إنهاء عقد العمل وإصدار/ختم تأشيرة الإقامة.

• تحديث سجلات الموارد البشرية بتاريخ انتهاء التأشيرة، UID، هوية الإمارات، ونسخ الملفات؛ ثم تضمين الموظف في متتبع المراقبة الشهرية.

B. تجديد التأشيرة الشهرية

• مراجعة تقرير انتهاء الصلاحية الشهري قبل 30-60 يومًا ومشاركة قائمة التجديد مع الموارد البشرية.

• جمع مستندات التجديد، والتحقق من الغرامات/الحظر، وترتيب اللياقة الطبية إذا لزم الأمر.

• تقديم طلبات تجديد هوية الإمارات والتأشيرة من خلال القناة المعنية ومراقبتها حتى الاكتمال.

• تحديث المتتبع، وتقديم المستندات المجددة، وضمان عدم وجود غرامات أو تأخيرات.

C. إلغاء التأشيرة / الانفصال

• استلام الاستقالة أو الموافقة على الإنهاء من الموارد البشرية وتأكيد استعداد التصفية النهائية.

• إعداد وتقديم إلغاء العمل في وزارة الموارد البشرية والتوطين والحصول على اعتراف الموظف/توقيعه حيثما لزم الأمر.

• تقديم طلب إلغاء تأشيرة الإقامة في ICP والتحقق من أي تصاريح معالة قبل الإغلاق النهائي.

• مراقبة الخروج، أو النقل، أو الامتثال لفترة السماح، وتحديث حالة الموظف في المتتبع، وإغلاق الملف فقط بعد التأكيد الرسمي.

D. تعديل العقد / الراتب / تحديث الشروط

• استلام طلب التعديل المعتمد للراتب أو المسمى أو الموقع أو شروط وأحكام العقد.

• إعداد الوثائق المعدلة وتقديم تعديل عقد العمل/تصريح العمل من خلال قناة وزارة الموارد البشرية والتوطين.

• إصدار النسخة المعدلة المعتمدة للموارد البشرية وضمان تحديث سجلات الموظف الرئيسية/مراجع الرواتب.

1. حالات العمل والدعم الشهري للموارد البشرية

A. شكاوى العمل وحالات وزارة الموارد البشرية والتوطين

• استلام تفاصيل الشكوى أو الإشعارات الرسمية وجمع العقد، والرواتب، والحضور، ورسائل التحذير، والسجلات الداعمة.

• التنسيق مع الموارد البشرية/الإدارة قبل أي رد، وتحميل الوثائق المطلوبة، وحضور اجتماعات وزارة الموارد البشرية والتوطين، وتسهيل، أو توجيه حسب الحاجة.

• تتبع تواريخ الجلسات، ونقاط العمل، وملاحظات التسوية، وحالة إغلاق القضية حتى الحل النهائي.

B. إعداد خطاب الراتب

• التحقق من الراتب، والمسمى، وتاريخ الانضمام، وحالة العمل مع الموارد البشرية/الحسابات قبل إعداد الخطاب.

• صياغة شهادة الراتب بصيغة الشركة المعتمدة، والحصول على التوقيع/الختم المعتمد، والاحتفاظ بسجل الإصدار.

C. تقديم قائمة الرواتب الشهرية ونظام WPS

• التنسيق مع الموارد البشرية والحسابات لمطابقة الموظفين النشطين، وحالة التأشيرات، وحالة العمل، وبيانات الرواتب/WPS.

• إعداد القائمة الشهرية للعمال التي تظهر الموظفين النشطين، والمجددة، والمُلغاة، والمتغيبين، والجدد.

• تقديم التقرير للموارد البشرية في الوقت المناسب وتصعيد أي عدم تطابق على الفور للتصحيح.

D. مراقبة تغيب العمال ومراقبة الدخول/الخروج

• تأكيد الغياب غير المصرح به مع الموارد البشرية/القسم، وجمع أدلة الحضور، وتقديم الشكوى الرسمية عن الغياب/التغيب حيثما تم الموافقة عليه.

• تتبع حالة خروج وعودة الموظفين، خاصة حالات الإجازة، والإلغاء، وفترة الإخطار، وعدم العودة.

• تحديث متتبع الموظف الرئيسي وتصعيد الحالات غير الطبيعية أو عالية المخاطر دون تأخير.

1. أعمال إدارة PRO

A. تراخيص الشركة والوثائق القانونية

• الحفاظ على تقويم التجديد لترخيص التجارة، وبطاقة المؤسسة، والوثائق القانونية، وتسجيلات السلطة.

• معالجة التجديدات والتحديثات في الوقت المحدد وتحميل الوثائق الجديدة إلى جميع بوابات الوزارة/العملاء المطلوبة.

B. وكالات الشركاء / توكيل

• مراقبة صلاحية وثائق التوكيل/الوكالة، وتنسيق التجديد/التوثيق، والاحتفاظ بنسخ موقعة محدثة في الملف.

C. بوابات الحكومة، التوطين، نافس، والحصة

• إدارة تحديثات الشركة في وزارة الموارد البشرية والتوطين، ICP، TAMM، KEZAD، مدينة الموظفين، والأنظمة ذات الصلة.

• مراقبة الامتثال للتوطين / نافس ومعالجة الموافقات أو التعديلات على حصة العمالة لجميع الكيانات.

D. تفتيشات العمل ومراكز الخدمة

• إبقاء ملفات التفتيش جاهزة، وتنسيق تفتيشات العمال، وإغلاق أي ملاحظات أو إجراءات تصحيحية.

• تنسيق الطلبات والمتابعة مع مراكز تسهيل وتوجيه حسب الحاجة.

E. تخصيص الموظفين وموافقة السلطة

• معالجة تخصيص العمالة / موافقات السلطة في وزارة الموارد البشرية والتوطين، KEZAD، مدينة الموظفين، أو أنظمة المشروع وتعميم الموافقات على الموارد البشرية/العمليات.

1. المهام الإضافية

• إدارة مصروفات نقدية صغيرة للموارد البشرية ومصروفات PRO ذات الصلة مع الموارد البشرية والحسابات، بما في ذلك الفواتير الداعمة والمصالحة الشهرية.

• تقديم تقارير تكاليف التأشيرات حسب المشروع وتقارير النفقات الحكومية الشهرية للحسابات ضمن الإطار الزمني المتفق عليه.

• إدارة وصول UAE Pass للأقسام لموافقات البوابة والأذونات.

• التعامل مع مخالفات المرور الخاصة بالشركة/الإدارة، وتجديدات المركبات، والتصاريح، ووثائق المركبات المملوكة ضمن المسؤولية المعينة.

• معالجة إصدار، وتجديد، وإلغاء CICPA، والعمل كدعم خلال غياب PRO الرئيسي.

• أداء أي مهمة إضافية متعلقة بـ PRO يكلف بها المدير الإداري أو الإدارة وضمان الانتهاء ضمن الإطار الزمني المطلوب.

1. طريقة العمل اليومية

• مراجعة الحالات المعلقة، وتنبيهات انتهاء الصلاحية، والموافقات العاجلة، وإشعارات البوابة كل صباح.

• تحديد أولويات التقديمات، والمتابعة بشأن الموافقات المعلقة، والتنسيق مع الموارد البشرية/الحسابات/العمليات، وإكمال زيارات السلطة أو إجراءات البوابة.

• تحديث المتتبعين، وتقديم المستندات المكتملة، وتقديم تحديثات الحالة للموارد البشرية، وتصعيد القضايا غير المحلولة قبل نهاية اليوم.