موظف أول توظيف الطلاب

The Knowledge Hub Universities

المسؤوليات & المهام

• إنهاء المهام الإدارية المختلفة المتعلقة بعمليات التوظيف والقبول.
• تحديث وإدخال البيانات على أساس يومي.
• إعداد تقارير لمشاركتها مع المكتب لتتبع الأداء والمقارنة في السنوات القادمة.
• استخدام Microsoft Excel بشكل احترافي لإنشاء الصيغ وتوليد التقارير المتعلقة بالتوظيف والمنح الدراسية.
• بناء وصيانة وتحديث نظام إدارة العملاء.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، إدارة الملفات، وحضور الاجتماعات ذات الصلة.
• إعداد وتحديث وثيقة الأسئلة الشائعة بانتظام لتكون مرجعًا لجميع الفرق، بما في ذلك الأسئلة المتكررة من الطلاب المحتملين وأولياء الأمور.
• تدريب فريق مركز الاتصال على المعلومات والعمليات المتعلقة بالتوظيف.
• حساب وتقييم المنح الدراسية القائمة على الجدارة والمنح الرياضية للمتقدمين.
• مراجعة طلبات الطلاب، استقبال الوثائق الداعمة، وتقديم المشورة للمتقدمين بشأن المتطلبات المفقودة.

2. أحداث التوظيف & التواصل مع المدارس

• تمثيل وتخطيط أحداث توظيف الطلاب محليًا ودوليًا.
• تنظيم رحلات التوظيف إلى الخارج والمشاركة في المعارض التعليمية والأحداث الأكاديمية.
• التواصل مع المدارس لترتيب زيارات داخل الحرم الجامعي وخارجه.
• تطوير البروتوكولات والجداول الزمنية لزيارات المدارس.
• التنسيق مع إدارات الطعام والشراب، والنقل، والمرافق، والأمن، والسجل الجامعي لترتيبات الأحداث وحجز الغرف.
• ترتيب مشاركة أعضاء هيئة التدريس أثناء زيارات المدارس عند الحاجة.
• الحفاظ على تحديث تقويم خدمات الطلاب بجميع أحداث وأنشطة التوظيف.
• إرسال رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني وإعداد تقارير وملفات مفصلة لزيارات المدارس.
• إدارة برنامج سفراء الطلاب.

3. مشاركة الطلاب & الإرشاد

• العمل كنقطة اتصال أولى بين الجامعة والجمهور العام.
• الرد على استفسارات الطلاب عبر جميع قنوات الاتصال بمعلومات دقيقة وكاملة.
• إجراء جلسات إرشادية للطلاب المحتملين.
• دعم وإدارة أحداث اليوم المفتوح TKH.
• تخطيط وتنظيم أحداث المستشارين في TKH.
• إعداد عروض تقديمية للتوظيف.
• تطوير وصيانة قائمة المدارس المستهدفة بما في ذلك أسماء المستشارين المدرسيين، والعناوين، وبيانات الاتصال، بالإضافة إلى قائمة بالطلاب المحتملين.
• إجراء جلسات إرشاد فردية مع الطلاب المحتملين والزوار الذين يأتون دون موعد لتعزيز TKH.
• لقاء المتقدمين الذين يأتون دون موعد، والإجابة على استفساراتهم، واستقبال وثائقهم، وتقديم إرشادات مفصلة حول البرامج المتاحة.
• إجراء ورش عمل للطلاب تتجاوز جلسات المعلومات القياسية.
• تخطيط وتنظيم جلسات الإرشاد الداخلية.
• العمل كنقطة محورية بين قسم التسويق وقسم خدمات الطلاب.

4. أنشطة التسويق والتوظيف

• الترويج لـ TKH للطلاب المحتملين من خلال أدوات وقنوات التسويق المختلفة.
• المشاركة في ودعم تخطيط أحداث التسويق المؤسسي.
• توظيف الطلاب من خلال استهداف المدارس، والمستشارين، والأحداث التعليمية.
• تخطيط وإدارة أحداث المستشارين، وأحداث اليوم المفتوح، وأحداث التوظيف خارج الحرم الجامعي.
• إنشاء محتوى SMS للحملات الاتصالية.
• إجراء مكالمات متابعة مع الطلاب المحتملين.
• إبلاغ فريق التسويق بالمواد المطلوبة للزيارات داخل الحرم الجامعي وخارجه.
• إعداد الوثائق والمواد التي سيتم مشاركتها عبر قنوات الاتصال.

المؤهلات

سنوات الخبرة:
3 6 سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة
خلفية تعليمية مفضلة

التعليم:
درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.

المهارات والكفاءات

• مهارات قوية في إدارة الوقت والتنظيم.
• قدرات ممتازة في بناء العلاقات والتواصل.
• مهارات قوية في التواصل والتفاعل الشخصي.
• إجادة في تطبيقات Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint، Outlook).
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة الوتيرة.
• مهارات قوية في العرض والتواصل عند التعامل مع الطلاب والمدارس والمساهمين.
• الاهتمام بالتفاصيل ودقة البيانات.