عامل حجز المجموعة Rosewood Hotels and Resorts

ملخص الوظيفة

للرد على جميع طلبات الحجز بطريقة جذابة بهدف تحويل كل طلب إلى حجز مؤكد باستخدام استراتيجية البيع المحددة من قبل الفندق. تأكد من وجود جميع الأوراق والإدارة اللازمة لكل حجز تم اتخاذه وأن المعلومات محدثة بدقة في نظام إدارة الممتلكات و/أو نظام إدارة الطاولات.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية

• الرد على جميع الاستفسارات الهاتفية/الرسائل بطريقة جذابة مع الالتزام بمعايير الفندق بهدف تحويل الاستفسار إلى حجز.
• تأكد من معالجة جميع حجوزات الرسائل/البريد الإلكتروني في غضون 10 دقائق، وإرسال التأكيد في غضون ساعتين (باستثناء الليل)، باستخدام الإنجليزية الصحيحة نحويًا خالية من الأخطاء الإملائية.
• معالجة طلبات حجوزات الغرف و/أو المنافذ المستلمة من فريق المبيعات، الوكلاء و/أو الضيوف مباشرة سواء عبر البريد الإلكتروني/قنوات الرسائل وما إلى ذلك.
• تأكد من وجود طريقة دفع صالحة لجميع الحجوزات المدخلة في نظام إدارة الممتلكات وتنبيه فريق الإدارة بأي مشكلات محتملة تتعلق بالدفع في الوقت المناسب.
• امتلاك معرفة شاملة بمنتجات وخدمات الفندق واستخدام الكلمات المناسبة في وصفها.
• امتلاك معرفة شاملة بمعدلات/حزم/عروض الفندق المختلفة المقدمة للغرف والمطاعم بما في ذلك الشروط والأحكام الخاصة بها.
• تطبيق والالتزام بسياسات إلغاء الفندق/المنافذ والتأكد من معالجة أي رسوم ذات صلة في يوم تكبدها.
• أرشفة مراسلات الحجوزات وفقًا لمعايير الفندق والتأكد من أن نظام الأرشفة منظم ومرتب.
• امتلاك معرفة شاملة بنظام إدارة الممتلكات Opera والأقسام ذات الصلة من نظام الحجز المركزي Synxis.
• امتلاك معرفة عملية بمواقع الوكلاء السياحيين عبر الإنترنت والمواقع الخارجية بالجملة تكفي للوصول إلى تفاصيل الحجوزات من أجل إدخال الحجوزات في نظام إدارة الممتلكات والتحقق من الحجوزات كجزء من فحص الوصول.
• إجراء فحوصات يومية للوصول للتواريخ المستقبلية كما هو موضح في معايير القسم للتحقق من أن جميع الحجوزات قد تم إدخالها بشكل صحيح وأن المعلومات ذات الصلة قد تم تضمينها في الحجز لضمان إقامة خالية من العيوب للضيف في الفندق.
• إكمال جميع المهام الموضحة في قائمة فحص الوردية ذات الصلة والتوقيع عند الانتهاء من جميعها.
• تحديد الشركات الجديدة أو الوكلاء الجدد المتصلين بالفندق وتمريرها إلى فريق المبيعات حيث تمثل هذه فرص عمل محتملة للمستقبل.
• امتلاك معرفة بواجبات جميع الأقسام الأخرى داخل الفندق، وخاصة تلك التي تتفاعل بشكل متكرر مع فريق الحجوزات، تحديدًا علاقات الضيوف، F&B، الحسابات والمبيعات.
• الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع السياسات والإجراءات والمعايير الخاصة بالقسم.
• اتباع إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بالقسم والمساهمة في تحسين العمليات و/أو رضا الضيوف.
• المشاركة في رحلات التعريف وتذوق القائمة حسب الحاجة.
• فهم أهداف القسم وتوقعاته بالنسبة للغرف والمنافذ.
• كن واعيًا واتباع جميع إجراءات الصحة والسلامة بدقة.
• الحفاظ على مظهر شخصي أنيق ونظيف والالتزام بمعايير ملابس الفندق والعناية بالمظهر.

المسؤوليات القياسية

• الامتثال والالتزام بسياسات شركة Rosewood.
• تولي مهام أخرى بالإضافة إلى تلك المذكورة، في إطار معقول.
• كن سفيرًا للعلامة التجارية في جميع الأوقات وتأكد من الحفاظ على نزاهة العلامة التجارية ووضوحها دائمًا.
• تمثيل ثقافة الشركة ورؤيتها ورسالتها وقيمها الأساسية في جميع الأوقات.

السرية

أثناء العمل لدى الشركة، سيكون هناك وصول إلى مجموعة متنوعة من المعلومات السرية المتعلقة بالشركة، الضيوف والموظفين. من الضروري أن تظل جميع هذه المعلومات سرية ولا يجب الكشف عنها لأي شخص خارج الشركة، الضيوف والموظفين، ما لم يُنص على خلاف ذلك.