عامل حجز المجموعة Rosewood Hotels and Resorts

ملخص الوظيفة

للرد على جميع طلبات الحجز بطريقة جذابة بهدف تحويل كل طلب إلى حجز مؤكد باستخدام استراتيجية البيع التي وضعتها الفندق. تأكد من أن جميع الأوراق اللازمة والإدارة موجودة لكل حجز تم أخذه وأن المعلومات محدثة بدقة في نظام إدارة الممتلكات و/أو نظام إدارة الطاولات.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية

• الرد على جميع الاستفسارات الهاتفية/الرسائل بطريقة جذابة مع الالتزام بمعايير الفندق بهدف تحويل الاستفسار إلى حجز.
• تأكد من معالجة جميع الحجوزات عبر الرسائل/البريد الإلكتروني في غضون 10 دقائق، وإرسال التأكيد في غضون ساعتين (باستثناء الليل)، باستخدام اللغة الإنجليزية الصحيحة نحويًا خالية من الأخطاء الإملائية.
• معالجة طلبات حجوزات الغرف و/أو المنافذ المستلمة من فريق المبيعات أو الوكلاء و/أو الضيوف مباشرة سواء عبر البريد الإلكتروني/قنوات الرسائل وما إلى ذلك.
• تأكد من وجود طريقة دفع صالحة لجميع الحجوزات المدخلة في نظام إدارة الممتلكات وإخطار فريق الإدارة بأي مشاكل محتملة مع الدفع في الوقت المناسب.
• امتلاك معرفة شاملة بمنتجات الفندق وخدماته واستخدام المفردات المناسبة في وصفها.
• امتلاك معرفة شاملة بأسعار/حزم/عروض الفندق المختلفة للغرف والمطاعم بما في ذلك شروطها وأحكامها.
• تطبيق والالتزام بسياسات إلغاء الفندق/المنافذ والتأكد من معالجة أي رسوم ذات صلة في يوم تكبدها.
• أرشفة المراسلات المتعلقة بالحجوزات وفقًا لمعايير الفندق والتأكد من أن نظام الأرشفة منظم ومرتب.
• امتلاك معرفة شاملة بنظام إدارة الممتلكات Opera والأقسام ذات الصلة من نظام الحجز المركزي Synxis.
• امتلاك معرفة عملية بمواقع وكلاء السفر على الإنترنت ومواقع البيع بالجملة بما يكفي للوصول إلى تفاصيل الحجوزات من أجل إدخال الحجوزات في نظام إدارة الممتلكات والتحقق من الحجوزات كجزء من فحص الوصول.
• إجراء فحوصات يومية للوصول للتواريخ المستقبلية كما هو موضح في معايير القسم للتحقق من أن جميع الحجوزات قد تم إدخالها بشكل صحيح وأن المعلومات ذات الصلة قد تم تضمينها في الحجز لضمان إقامة خالية من العيوب للضيف في الفندق.
• إكمال جميع المهام الموضحة في قائمة التحقق ذات الصلة بالوردية والتوقيع عند الانتهاء من جميعها.
• تحديد الشركات الجديدة أو الوكلاء الجدد الذين يتواصلون مع الفندق وتمرير ذلك إلى فريق المبيعات حيث تمثل هذه فرص عمل محتملة للمستقبل.
• امتلاك معرفة بواجبات جميع الأقسام الأخرى داخل الفندق، خاصة تلك التي تتفاعل بشكل متكرر مع فريق الحجوزات، تحديدًا علاقات الضيوف، المأكولات والمشروبات، الحسابات والمبيعات.
• الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع سياسات القسم وإجراءات الخدمة والمعايير.
• اتباع إجراءات التشغيل القياسية للقسم والمساهمة في تحسين العمليات و/أو رضا الضيوف.
• المشاركة في رحلات التعريف وتجربة القائمة حسب الحاجة.
• فهم أهداف القسم وتوقعاته بالنسبة للغرف والمنافذ.
• كن واعيًا والتزم بدقة بجميع إجراءات الصحة والسلامة.
• الحفاظ على مظهر شخصي مرتب ونظيف والالتزام بمعايير الملابس والتجميل في الفندق.

المسؤوليات القياسية

• الامتثال والالتزام بسياسات شركة Rosewood.
• تحمل مهام أخرى بالإضافة إلى المهام المذكورة، ضمن إطار معقول.
• كن سفيرًا للعلامة التجارية في جميع الأوقات وتأكد من الحفاظ على نزاهة العلامة التجارية ووضوحها دائمًا.
• نموذج ثقافة الشركة ورؤيتها ورسالتها وقيمها الأساسية في جميع الأوقات.

السرية

أثناء العمل في الشركة، سيكون هناك وصول إلى مجموعة واسعة من المعلومات السرية المتعلقة بالشركة والضيوف والزملاء. من الضروري أن تظل جميع هذه المعلومات سرية ولا يجب الكشف عنها لأي شخص خارج الشركة أو الضيوف أو الموظفين، ما لم يُنص على خلاف ذلك.