اداري التنفيذي

J. Awan & Partners

هدف الوظيفة:

سيكون المدير التنفيذي له دور محوري في تقديم دعم إداري رفيع المستوى للمدير التنفيذي وفريق الإدارة، وضمان سير العمليات اليومية بشكل سلس. تتطلب هذه الوظيفة فردًا ديناميكيًا ومنظمًا للغاية مع سجل مثبت كمدير تنفيذي، إلى جانب خبرة في تنسيق الموارد البشرية وإدارة المكاتب. سيكون المرشح الناجح أساسيًا في دعم المبادرات الاستراتيجية، وإدارة المعلومات السرية، وضمان سير عمل مكتب DIFC بسلاسة.

تشمل المسؤوليات الرئيسية:

الدعم التنفيذي:

• تقديم دعم إداري شامل للمدير التنفيذي وإدارة التنفيذ بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وترتيبات السفر، وتنسيق الاجتماعات، والمراسلات.
• متمرس في حجز ترتيبات السفر المعقدة والاستباقية.
• ذو خبرة في حجز الفنادق واللوجستيات ذات الصلة.
• يمتلك خبرة واسعة في تنسيق السفر وإدارة الحجوزات.
• إعداد ومراجعة الاتصالات الداخلية والخارجية، والتقارير، والعروض التقديمية.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والتقدير في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• العمل كحلقة وصل بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين.
• التواصل مع PRO بشأن قضايا العمل، والتأشيرات، وغيرها من الأمور ذات الصلة بالموارد البشرية.

إدارة المكتب:

• الإشراف على عمليات المكتب اليومية، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة.
• إدارة علاقات البائعين، واللوازم المكتبية، وطلبات الصيانة، واحتياجات المرافق العامة.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات الداخلية، والاجتماعات، وأنشطة الفريق.

دعم الموارد البشرية:

• المساعدة في عمليات الانضمام والفصل بما في ذلك التنسيق مع DAFZA وDIFC والسلطات المعنية.
• الحفاظ على سجلات الموظفين ودعم إدارة سياسات وإجراءات الموارد البشرية.
• تنسيق لوجستيات التوظيف، وجدولة المقابلات، والتواصل مع المرشحين.
• دعم مبادرات مشاركة الموظفين والتواصل الداخلي.