مساعد الموارد البشرية

International Organization for Migration

المساعدة في تنسيق عمليات التوظيف، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، تقديم التوجيه لمديري التوظيف بشأن إعداد شروط المرجعية، صياغة ونشر إشعار الوظيفة/إشعار الوظيفة الخاص، فرز وقائمة مختصرة للطلبات، صياغة بروتوكولات المقابلة، إعداد وإدارة الاختبارات الكتابية، المشاركة في لجان المقابلات حسب الاقتضاء، صياغة نماذج تقييم المرشحين، إجراء فحوصات مرجعية، إعداد عروض العمل، إدارة صندوق البريد الخاص بالتوظيف، إلخ.

تنفيذ وتنسيق الأنشطة السابقة للتوظيف مثل إعداد وثائق دخول الخدمة (EOD) وجمع الوثائق الداعمة، تنسيق الفحوصات الطبية الخاصة بـ EOD والمتابعة مع خدمات التأمين الصحي الطبية (مانيلا أو بنما) بشأن التصريح الطبي، تنسيق التسجيل في خطط التأمين حسب الاقتضاء، تنسيق وتقديم جلسات التعريف، الترتيب لتوجيه أمني، إلخ.

أداء الأدوار المعينة في PRISM HR مع إيلاء اهتمام خاص لتناسق البيانات ودقتها؛ إدخال وصيانة البيانات بناءً على الموافقات والوثائق الداعمة؛ التحقق من الأهلية للمخصصات والفوائد الأخرى، مراقبة ومتابعة الوضع التعاقدي والحقوق، وبدء الإجراءات السريعة وتوليد التقارير، وتمديد العقود، وإجراءات الموظفين وغيرها من الوثائق ذات الصلة.

أداء دور مراقب الوقت في PRISM؛ مراقبة وصيانة وتحديث وتسوية حصص الإجازات بناءً على الوثائق الداعمة؛ توليد وتحرير وتحليل التقارير المتعلقة بالإجازات؛ الرد على الأسئلة المتعلقة بإدارة الإجازات؛ توجيه الموظفين بشأن طلب وإجراءات الموافقة في PRISM.

تنفيذ مجموعة واسعة من إجراءات الموارد البشرية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إعداد الوثائق للفصل، التصنيف، إعادة التصنيف، الترقية، الحالات التأديبية، إلخ. وتنسيق مع المكتب الإقليمي ومراكز الإدارة وإدارة الموارد البشرية في جنيف حسب الاقتضاء.

إعداد جميع التقارير المتعلقة بشؤون الموظفين وتقديمها في الوقت المناسب للأطراف المعنية؛ صياغة ومراجعة المراسلات الروتينية، الرسائل، الشهادات، إلخ؛ فتح وتحديث الملفات الشخصية، وإنشاء وصيانة طريقة نظامية لأرشفة وثائق الموارد البشرية (نسخ إلكترونية ونسخ ورقية). تحديث وصيانة أنظمة الأرشفة الإلكترونية والفيزيائية في الوحدة بما في ذلك ملفات الموظفين مع جميع الوثائق الداعمة، وملفات التوظيف، وسياسات الموارد البشرية، واللوائح، والإرشادات، والأدلة، والرقابة الداخلية، إلخ.

المساعدة في مراقبة الامتثال لنظام تقييم الموظفين والمتابعة مع الموظفين والمشرفين حسب الحاجة؛ تسهيل الامتثال من خلال تقديم التوجيه الفني بشأن استخدام النظام.

تنظيم فعاليات الموارد البشرية بما في ذلك تطوير الموظفين وأنشطة التدريب بالتنسيق مع وحدة تطوير الموظفين والتعلم والحفاظ على سجلات محدثة.

توفير المعلومات للموظفين حول حقوقهم وواجباتهم وفقًا للوائح والتعليمات والإجراءات الخاصة بـ IOM. الرد على الاستفسارات القياسية وإحالة الأكثر حساسية/تعقيدًا.

تحديد مجالات التحسين وتسليط الضوء عليها للمشرف؛ تقديم مقترحات لإجراءات جديدة لتكملة أو لتعديل الإجراءات القائمة مع الأخذ في الاعتبار الاحتياجات الخاصة للمكتب. المساعدة في تحليل وحل الحالات الحساسة من خلال جمع المعلومات الخلفية، وإعداد الملخصات ومشاركة أفضل الممارسات.

المشاركة في مجموعات العمل المتعلقة بالموارد البشرية بين الوكالات حسب الاقتضاء.

تقديم التوجيه والتدريب للموظفين الجدد/المبتدئين في الوحدة.

أداء مهام أخرى ذات صلة حسب الاقتضاء.