اداري التنفيذي

J. Awan & Partners

Job title: المدير التنفيذي
Reports to: SEO & الإدارة التنفيذية
Role: دوام كامل
Location: مركز دبي المالي العالمي (DIFC)، دبي، الإمارات العربية المتحدة


Job purpose
سيقوم المدير التنفيذي بلعب دور محوري في تقديم دعم إداري عالي المستوى لفريق SEO والإدارة التنفيذية، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة شخصاً ديناميكياً ومنظماً للغاية لديه سجل حافل كمساعد تنفيذي، إلى جانب خبرة في تنسيق الموارد البشرية وإدارة المكاتب. سيكون المرشح الناجح له دور حيوي في دعم المبادرات الاستراتيجية، وإدارة المعلومات السرية، وضمان سير عمل مكتب DIFC بسلاسة.
Key Responsibilities include:
Executive Support:

• توفير دعم إداري شامل لـ SEO & إدارة التنفيذ بما في ذلك إدارة التقويم، ترتيبات السفر، تنسيق الاجتماعات، والمراسلات.
• إعداد ومراجعة الاتصالات الداخلية والخارجية، التقارير، والعروض التقديمية.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والتقدير في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• العمل كحلقة وصل بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• التنسيق مع PRO بشأن قضايا العمل، التأشيرات، والمسائل المتعلقة بالموارد البشرية الأخرى.

Office Management:

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، مما يضمن بيئة عمل احترافية وفعالة.
• إدارة علاقات البائعين، مستلزمات المكتب، طلبات الصيانة، واحتياجات المرافق العامة.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات الداخلية، الاجتماعات، وأنشطة الفريق.

HR Support:

• المساعدة في عمليات التوظيف والفصل بما في ذلك التنسيق مع DIFC والسلطات المعنية.
• الحفاظ على سجلات الموظفين ودعم إدارة سياسات وإجراءات الموارد البشرية.
• تنسيق لوجستيات التوظيف، جدولة المقابلات، والتواصل مع المرشحين.
• دعم مبادرات مشاركة الموظفين والتواصل الداخلي.

Qualifications & Experience:

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد تنفيذي، ويفضل أن تكون في DIFC أو في بيئة خدمات مالية.
• خبرة مثبتة في إدارة الموارد البشرية وإدارة المكاتب.
• معرفة بأنظمة وإجراءات DIFC أمر مرغوب فيه بشدة.
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو مؤهل معادل.

Skills & Competencies:

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والتقدير.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• الإجادة في مجموعة MS Office وأدوات الاتصال التجاري.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الحركة.