مدير مكتب

Teneo

الدور

يدعم مدير المكتب سير العمليات المحلية في المكسيك بسلاسة، حيث يعمل كنقطة تنسيق مركزية لإدارة المزايا، والمتطلبات التنظيمية المحلية، ودعم المالية الأساسية، والتواصل بين الموظفين المقيمين في المكسيك والفرق الداخلية العالمية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والطلاقة في الإسبانية والإنجليزية، والمعرفة بعمليات الإدارة والامتثال الخاصة بالمكسيك.

تجمع هذه الوظيفة بين مساعد تنفيذي أول، وإدارة المكتب، ودعم المالية والفواتير، وتنسيق الموارد البشرية. الهدف هو تعزيز فعالية المدير الإداري الأول من خلال ضمان التركيز والانضباط والأولوية والتنفيذ الخالي من العيوب عبر الأبعاد المهنية والاستراتيجية والإدارية والمالية والمتعلقة بالأشخاص.

الموقع
مدينة مكسيكو، حضورياً مع المرونة للعمل من المنزل عند الحاجة،

المسؤوليات الرئيسية

الإدارة العامة

• التنسيق اليومي لشؤون المكتب في مدينة مكسيكو
• التواصل مع تكنولوجيا المعلومات، والمرافق، والموردين، وإدارة المباني
• الإشراف على لوجستيات المكتب، واللوازم، واحتياجات التشغيل،
• التواصل مع مقدمي الخدمات الخارجيين وإدارة المباني حسب الحاجة.
• دعم إدارة معدات تكنولوجيا المعلومات والتواصل مع الفرق المركزية لتكنولوجيا المعلومات لحل المشكلات ومتطلبات التوظيف.
• دعم لوائح التوظيف والفصل بالتنسيق مع الموارد البشرية،
• تكون بمثابة نقطة الاتصال المحلية لمزايا الموظف المحددة باللغة المحلية و / أو المتطلبات المحلية، بما في ذلك التأمين الطبي، وقسائم الطعام، وبرامج أخرى محددة للبلد، بالتنسيق مع الموارد البشرية
• دعم الموظفين في استفسارات المزايا اليومية والتواصل مع مقدمي الخدمات الخارجيين أو الفرق الداخلية عند الحاجة.
• ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة، والعمل كنقطة اتصال للأمان والسلامة من الحرائق.

التنسيق التنظيمي المكسيكي

• دعم الامتثال للوائح المكسيكية المطلوبة، بما في ذلك IMSS، INFONAVIT، مدخلات ضريبة الرواتب، والالتزامات القانونية الأخرى.
• التنسيق مع مقدمي خدمات الرواتب أو الامتثال الخارجيين لضمان تقديمات وتحديثات ووثائق في الوقت المناسب.
• تتبع أي تغييرات في اللوائح المحلية التي تؤثر على المزايا، ومدخلات الرواتب، أو عمليات المكتب، أو متطلبات الوثائق.
• المساعدة في إعداد الوثائق للتدقيق أو المراجعات التنظيمية.

الدعم المالي والتشغيلي

• التواصل مع المالية بشأن المهام الإدارية المحلية، ودعم الفريق المكسيكي في مهام مثل النفقات
• الحفاظ على اللوازم المكتبية، والخدمات، واحتياجات المرافق، والعلاقات مع الموردين المحليين.
• إدارة الميزانيات التشغيلية الصغيرة ومراقبة النفقات لضمان الدقة.
• دعم ترتيبات السفر، والفعاليات الصغيرة، والعمليات الإدارية العامة حسب الحاجة.

الترجمة والتواصل

• توفير الدعم في الترجمة من الإنجليزية إلى الإسبانية للتواصل الداخلي، والمستندات المحلية، والإشعارات، وتحديثات السياسات.
• ضمان التواصل الواضح من الناحية الثقافية واللغوية بين الموظفين المقيمين في المكسيك والفرق العالمية.
• إعداد الوثائق ثنائية اللغة حسب الحاجة.

التواصل الداخلي والخارجي

• العمل كنقطة الاتصال المحلية بين الموظفين المكسيكيين وفرق الدعم العالمية (المالية، عمليات الموارد البشرية، الرواتب، تكنولوجيا المعلومات، القانونية).
• التنسيق مع مقدمي الخدمات الخارجيين (وسطاء المزايا، شركاء الرواتب، المستشارين القانونيين، الهيئات التنظيمية).
• ضمان تدفق المعلومات بشكل متسق وعمليات تشغيل سلسة عبر الوظائف.

المهارات والخبرة

• متطلبات اللغة - الطلاقة في الإنجليزية أمر إلزامي. اللغة الإسبانية أصلية أو طلاقة كاملة. الاستخدام المهني اليومي للغة الإنجليزية غير قابل للتفاوض.
• يفضل أن يكون لديه خبرة سابقة لا تقل عن ثلاث سنوات كمدير مكتب.
• خبرة مثبتة في دور مشابه ضمن بيئة سريعة ومتعددة الثقافات.
• تاريخ مثبت في إدارة مكتب مزدحم وتنسيق أحداث بارزة.
• إجادة مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint) بمستوى متقدم.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• القدرة على إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد والالتزام بالمواعيد النهائية.
• مهارات تواصل وشخصية قوية، مع سلوك مهني.
• عقلية استباقية ومرنة وموجهة نحو الحلول.
• بداية ذاتية مع القدرة على العمل بشكل مستقل وبتعاون ضمن فريق.