مراقب الوثائق المالية The First Group

مدير الوثائق مسؤول عن إدارة وصيانة عملية توثيق منظمة لجميع الوثائق المتعلقة بالبناء والإدارة، بما في ذلك العقود، وخطابات النوايا، والفواتير، والرسومات، والمراسلات. تدعم هذه الوظيفة فرق المشروع من خلال ضمان معالجة الوثائق بدقة، وتخزينها، واسترجاعها، بينما تساعد أيضًا في مهام إدارية وتنظيمية متنوعة.

إدارة الوثائق وإدارة السجلات

• إدارة وصيانة نظام تحكم مستندات منظم للعقود وخطابات النوايا والفواتير وموارد المشروع.

• مراجعة وتتبع وضمان تحديث الوثائق التعاقدية في الوقت المناسب بما في ذلك الاتفاقيات، والتعديلات، والإضافات.

• إنشاء وتنظيم وصيانة أنظمة حفظ الملفات المادية والرقمية لدعم فرق المشروع.

• تخزين وأرشفة الوثائق بطريقة منظمة، مع ضمان الامتثال لبروتوكولات التسمية والتخزين.

• مراجعة دقة وكمال السجلات، وضمان أن الوثائق محدثة وقابلة للوصول.

• التحكم في تدفق الوثائق والمراسلات الواردة والصادرة للمشروع.

• ضمان السرية والنسخ الاحتياطي الآمن لجميع الوثائق الحساسة.

الفواتير والوثائق المالية

• معالجة وتتبع الفواتير بالتنسيق مع فرق المالية والبناء.

• التحقق من دقة الفواتير وحل التباينات مع الأقسام الداخلية.

• ضمان تقديم الوثائق ذات الصلة بالدفع والمشتريات في الوقت المناسب.

التقديمات والمراسلات

• استلام وتسجيل وتحضير التقديمات (الرسومات، الوثائق، العينات) للموافقة.

• كتابة وصياغة الرسائل والإرساليات حسب توجيهات المدير.

• تحضير الإرساليات لإعادة العناصر المعلقة إلى الفرق المعنية في الموقع.

• الحفاظ على سجلات دقيقة للتقديمات للتتبع والرجوع إليها.

الدعم الإداري

• المساعدة في المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات، وجدولة المواعيد، وإعداد الوثائق.

• دعم فريق عمليات البناء والعقود في جدولة الاجتماعات وإعداد المواد.

• إدارة الجداول الزمنية، وتحديد المواعيد، وتنسيق اللوجستيات للاجتماعات والمؤتمرات.

• تدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات، والأجندة، وبنود العمل للمتابعة.

إدارة المكتب والموارد

• مراقبة وصيانة مخزون المستلزمات المكتبية.

• ضمان أن المعدات المتعلقة بالوثائق (الماسحات الضوئية، وآلات النسخ) تعمل ومتاحة.

• تقديم المساعدة الإدارية العامة لأعضاء الفريق والأقسام الأخرى حسب الحاجة.

• خبرة مثبتة لمدة 3 سنوات أو أكثر في إدارة الوثائق أو الأدوار الإدارية داخل صناعة البناء أو العقود.

• تعرض سابق لبيئات البناء متعددة المشاريع.

• مهارات تنظيمية وإدارة ملفات قوية.

• مهارات اتصال ممتازة للتعامل مع المراسلات والتفاعل مع أصحاب المصلحة.

• إجادة مجموعة Microsoft Office وأدوات معالجة الوثائق.

• اهتمام كبير بالتفاصيل وقدرة على الحفاظ على السرية.